O tempo é um dos ativos mais valiosos que existem, mas mesmo sendo tão importante, o tempo nem sempre recebe o cuidado que merece, muitas vezes acabamos desperdiçando ele, gerenciando mal e minando a nossa produtividade. Como mudar este cenário? Como tratar o nosso tempo (e, também, o das outras pessoas) com o respeito que ele merece? Como tornar a nossa rotina mais produtiva e equilibrada, sem cair em excessos? Confira as dicas que separamos para você – tanto sobre o que fazer quanto o que não fazer com seu tempo.
5 dicas de gestão do tempo
Para gerenciar bem o seu tempo, é preciso saber quais tarefas são mais importantes, manter registros do que você fez (e precisa fazer), dividir o dia em blocos, delegar e, claro, descansar.
- Classifique suas tarefas
Uma das chaves para uma boa gestão do tempo é saber priorizar as tarefas de acordo com sua urgência e sua importância. Para isso, vale a pena usar uma matriz de priorização (como a Matriz de Eisenhower) para categorizá-las em quatro quadrantes:
- Urgente e importante (altíssima prioridade);
- Importante mas não urgente (alta prioridade);
- Urgente mas não importante (média prioridade);
- Nem urgente nem importante (baixa prioridade);
Organizar as tarefas de acordo com esses critérios ajuda a focar no que realmente traz resultados significativos.
- Registre suas atividades
No início e/ou no final do dia, dedique alguns minutos para registrar suas atividades, ferramentas como agendas físicas e aplicativos de produtividade (ex.: Todoist, Trello, Asana) podem ajudar a manter suas tarefas organizadas e visíveis.
E, ao final do dia, revise o que foi feito e o que ficou pendente, é importante para que você possa planejar o dia seguinte e evitar que algo seja deixado de lado.
- Divida seu dia em blocos de tempo
Essa técnica consiste em reservar blocos específicos do seu dia para tarefas específicas você pode, por exemplo, reservar as manhãs para trabalhos que exigem mais concentração e deixar tarefas mais administrativas para a tarde. Conforme você incorpora a técnica na sua rotina, a tendência é que sua própria mente se acostume e consiga manter o foco mais facilmente.
Faça o possível para evitar interrupções durante os blocos. E, claro, não deixe a flexibilidade de lado (vamos falar sobre isso mais pra frente).
- Pratique a delegação inteligente
Muitas vezes, nós assumimos mais do que temos capacidade de manejar. Por isso é tão importante delegar tarefas que podem ser realizadas por outros, isso libera seu tempo para focar em atividades mais estratégicas e também evita atrasos nas demandas.
- Faça pausas regulares
Trabalhar sem pausas pode parecer uma boa ideia, mas na verdade pode levar à exaustão e reduzir sua produtividade a longo prazo! Técnicas como o método Pomodoro, que alterna 25 minutos de trabalho focado com 5 minutos de descanso, ajudam a manter sua energia e eficiência.
5 erros de gestão do tempo para você não cometer mais
De falhas de cálculo a multi-tasking, existem vários erros que podem estar minando sua gestão do tempo. Fique de olho neles!
- Subestimar o tempo necessário para tarefas
Muitas pessoas tendem a subestimar o tempo que uma tarefa demanda, o que leva a atrasos e estresse. Uma dica é sempre adicionar um tempo extra (cerca de 20%) ao seu planejamento para acomodar imprevistos.
- Fazer várias tarefas ao mesmo tempo
O multitasking pode parecer eficiente, mas geralmente leva a resultados medíocres. Ao invés de cair nessa armadilha, foque em uma tarefa de cada vez. Isso permite que você entregue um trabalho de qualidade e conclua suas atividades em menos tempo!
- Não ter flexibilidade
Circunstâncias imprevistas podem surgir, e é crucial adaptar-se sem perder o foco. Revise e ajuste seu planejamento conforme necessário para se manter no caminho certo, não caia na tentação de criar uma gestão do tempo rígida.
- Procrastinar
A procrastinação é um vício extremamente comum. Para combatê-lo, é importante que você identifique as causas – pode ser medo de falhar, falta de motivação ou simplesmente uma tarefa que você acha chata. Enfrente a procrastinação com pequenas metas e recompensas para manter a motivação!
- Não dizer “não”
Aceitar mais responsabilidades do que se pode gerir é um erro comum. Aprender a dizer “não” de forma educada, mas firme, é crucial para proteger seu tempo e energia e lembre-se de que aceitar tudo pode levar à sobrecarga e comprometer a qualidade do seu trabalho. Gerenciar melhor o seu tempo não se resume a simplesmente sobre trabalhar mais: é sobre trabalhar de forma inteligente, produtiva e saudável. Com essas estratégias que mostramos, você pode transformar seu dia a dia e avançar na sua jornada empreendedora com mais eficiência – mantendo o importante equilíbrio entre trabalho e vida pessoal!
É fundamental ter controle sobre a gestão de tempo para suas tarefas, o Sebrae oferece ferramentas que podem acelerar seus processos. Confira o nosso portal para planilhas, ferramentas de inovação e e-books para aprimorar sua gestão de tempo.
