Desafio: Automação da gestão de documentos de colaboradores, prestadores de serviços e subcontratadas.

Descrição do desafio:

Os clientes da empresa possuem plataformas próprias munidas de inteligência artificial e automação para coleta, analise e validação ou não de documentos obrigatórios solicitados em contrato. As plataformas são utilizadas para:

• Liberação de acesso de colaboradores da empresa, seus Prestadores de Serviço e Subcontratadas em instalações destes clientes;
• processos de desligamento / desmobilização (coleta análise e validação de documentos relacionados);
• coleta, análise e validação mensal de documentação trabalhista relacionados a folha de pagamento, recolhimento de encargos, envio de dados ao e-social e recibos relacionados aos pagamentos de obrigações de colaboradores, prestadores e subcontratados;
• comprovação da capacitação de pessoal que irá prestar o serviço através de treinamentos obrigatórios (NRs), diplomas, certificados, entre outros;

Tais exigências visam o controle de pessoas que acessam o site do cliente, bem como a redução de riscos trabalhistas. O processo exige desde a coleta e envio de documentos pessoais até dados, recibos, certidões de regularidade, comprovantes de pagamento relacionados aos processos acima descritos.
O grande desafio é que o processo de coleta, validação e envio destas exigências, em sua grande parte é manual, exige muito tempo de análise, é um processo moroso e sujeito a erros e penalidades por parte dos clientes como: não liberação de profissionais no site do cliente (que atrasa a obra / prestação de serviço e risco de multas), até a retenção de pagamento por serviços já prestados.

Como é feito hoje:

Hoje grande parte da documentação dos colaboradores da empresa dos processos de admissão, folha, pagamentos e desligamentos são inseridos no sistema de folha (Sistema Senior) e temos um grupo de analistas (mais de 10 profissionais envolvidos neste processo e todo controle realizado via excel) que levantam os documentos exigidos para cada cliente, conforme suas regras e postam nas plataformas do cliente de forma manual (alguns casos documento a documento e colaborador a colaborador). Também temos que coletar a mesmas documentações de prestadores de serviço e subcontratadas e postar nestas plataformas.

Resultados esperados na solução do desafio:

Facilitar e reduzir o tempo do processo de recolhimento, análise e envio de toda documentação exigida pelo cliente.

Requisitos Inegociáveis:

• A Segurança dos dados (LGPD);
• A validação automática de documentos antes do envio (confirmação de validade, autenticidade etc.);
• Envio automático de documentos de forma correta e dentro do prazo conforme exigência do cliente em sua plataforma;
• Relatórios de confirmação de sucesso do processo como um todo;
• Automações ao longo do processo que facilitem a correção de erros ou falta de documentos de forma automática;

Histórico:

Tivemos nos últimos 12 meses mais de 1900 contratações, mais de 1100 desligamentos, inúmeras transferências de pessoa entre contratos, renovações de contrato de colaboradores, milhares de comprovação de horas de treinamentos obrigatórios, entre outros. Tais movimentos geram a necessidade de análise e envio de mais de 100.000 documentos envolvendo todos os processos e exigências destes clientes. Prejuízos com falta de mão de obra aptas para a cesso no site do cliente, bem como retenções de milhares de reais (não pagos pelo cliente), por pendências de documentos não entregues ou entregues errados ou de forma incompleta / inadequada.