Desafio: Ineficiência na gestão de portfólio de produtos digitais

Descrição do desafio:

O processo de gestão de portfólio no grupo envolve pessoas de diversos departamentos, cada um, responsável por um processo e, atualmente, não há uma ferramenta que possibilite uma visão consolidada de todo o fluxo: Roadmap/Demmand Planning (Plano Estratégico) – Orçamento (Custo Operacional) – Iniciativas em andamento (Projetos, Melhorias, Sustentação) – Backlog detalhado (Breakdown das atividades) – recursos alocados & planejamento (Capacity Planning).

Toda a consolidação e análise precisam ser feitas manualmente, utilizando ferramentas não integradas, exigindo muitas horas de trabalho de todos os envolvidos no processo, com possibilidade de erros, tornando o processo decisório mais lento e segmentado. Também não temos um workflow único para aprovações, ficando cada passo espalhado em várias soluções.

Como é feito hoje:

– Temos soluções não integradas que não permitem uma visão consolidada.

– O trabalho é manual e dividido em várias áreas / pessoas com atividades e interesses individuais da função (e.g controladoria foco em custo, gestor do negócio foco em andamento das iniciativas, gestor de TI foco em eficiência operacional e planejamento e entrega no time to market com qualidade).

– SAP – planejamento do orçamento Sharepoint – Planejamento de capacidade;

– Plan View – Gestão de portfolio;

– Planilhas de Excel – para follow up de custos;

– Não temos onde consolidar as competências disponíveis no site – conhecimento tácito do Line Manager;

– Visão de cronograma de demandas em Powerpoint.

Resultados esperados na solução do desafio:

Eficiência e harmonização no modelo de gestão e operacional de TI: – Demmand planning; – Capacity and competence planning; – Financial performance management.

Requisitos Inegociáveis:

– Solução com foco em integrar os processos e dados já existentes em várias áreas:

– Integrável com soluções de mercado de mercado;

– Digitalizar processos feitos em Excel / SharePoint, Power BI;

– Permitir a criação de workflows de aprovação;

– Aderente as tecnologias apontadas no guia de arquitetura e segurança da empresa;

– Permitir separação de acessos via RBP – Role Base Permission.

Histórico:

Porque não funcionou?

– Apenas uma área de negócio aderiu;

– Software com custo alto de licença por usuário, dificultando a escalabilidade;

– Software cobria apenas parte das funcionalidades (demanda e execução);

– Faltou uma visão e implementação com valor E2E (business, controladoria, gestores de TI…)

Quais foram os aprendizados?

– Modelo de negócio não sustentável;

– Business case

Quais são as recomendações para futuros trabalhos?

– Requisitos claros de todos os envolvidos no processo;

– Necessidade de aplicação com escalabilidade.

Estágio esperado de Maturidade da Solução:

Validação – Prova de conceito em ambiente operacional