Retrabalho: conheça as causas, prejuízos e como evitar

Retrabalho é um processo de correção de erros ou melhoria da qualidade de um determinado processo, produto ou serviço. Normalmente acontece na entrega de uma nova demanda, mas também pode acontecer em caso de projetos já existentes.

A refação das atividades, podem variar desde correções mais simples como a revisão ou edição de prontos específicos, até situações em que há necessidade de recomeçar tudo do zero.

Apesar de garantir uma melhor entrega dos serviços solicitados, o retrabalho não é bom para a empresa, podendo resultar em perdas financeiras, equipes de trabalho fatigadas e clientes insatisfeitos.

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O que causa retrabalho?

Uma das principais fontes de retrabalho está logo no início do processo, no momento da solicitação da demanda. O que acontece muitas vezes são imprecisões na comunicação; o cliente, gestor ou responsável pela tarefa está indeciso sobre o que deve ser feito ou ainda, não possui conhecimento técnico sobre a execução do serviço. A falta de informações ou falhas na comunicação levam à um processo despendioso e, por vezes, acumulam uma série de tarefas que poderiam ser evitadas com uma comunicação mais clara e concisa.

Falhas humanas também podem acontecer e conduzem a equipe à refazer uma determinada atividade. Neste caso, o serviço pode ser realizado por um profissional que possui as capacitações necessárias, falta de alinhamento com o cliente ou erro de estratégia.

Existem ainda as situações que fogem do controle humano como, por exemplo, falhas em software e equipamentos.

Prejuízos causados pelo retrabalho

Quando um projeto precisa ser refeito, a empresa perde de diversas formas. O tempo é um dos principais prejuízos, enquanto a equipe poderia dedicar seus esforços em outras tarefas, gastam-se horas extras desnecessárias, ocorre redução na produtividade dos colaboradores e consequentemente, uma desmotivação geral da equipe.

Tudo isso reflete diretamente na saúde financeira do seu negócio e na reputação da empresa, que será vista no mercado como incapaz de executar os serviços que oferece com qualidade.

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Como reduzir o retrabalho

Veja 4 dicas práticas para corrigir este problema na sua empresa:

• Comece pelo briefing: Quando bem elaborados, ajudam garantir que todas as etapas do processo fiquem bem claras para a equipe que dará vida ao projeto;

• Faça um plano: Estabeleça metas específicas e certifique-se de ter todas as informações necessárias para alcançá-las;

• Consiga adesão: Sua equipe precisa estar de acordo com seu plano para que ele seja bem-sucedido. Explique o que você está fazendo e por que é necessário que todos entendam suas expectativas;

• Comece pequeno: Não tente fazer tudo de uma vez; comece abordando um ou dois itens que estão causando mais problemas. Isso ajudará você a aprender mais sobre a área do problema e a ter uma ideia melhor de quanto trabalho está envolvido;

• Seja paciente: Pode levar algum tempo para concluir um projeto de correção retrabalho com sucesso;

• Gestão de projeto: Escute sua equipe, invista em ferramentas de gestão e defina os processos para execução.

Agora que você já conhece os principais prejuízos que o retrabalho pode gerar para sua empresa, é hora colocar nossas dicas em prática. Veja mais conteúdos como este aqui na Comunidade SEBRAE.

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Um abraço, 

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