Melhoria contínua: o que é e como aplicar na empresa?

 Em um mundo cada vez mais competitivo, destacar-se no mercado com seu serviço ou produto é algo que se torna cada vez mais difícil. São campanhas muito bem elaboradas, preços baixos, entregas grátis, nome de influência e outros fatores que fazem com que os concorrentes se destaquem e ganhem maior notoriedade na sua área.

Desse modo, para uma empresa continuar atuando no mercado, buscar por melhorias internas e desenvolvimento é um processo importante. É com esse intuito que ela vai ter uma vantagem competitiva e ter mais chances de destaque, sempre visando a inovação e a gestão dos negócios.

Para isso, a melhoria contínua é uma prática que se entrelaça com esse tema e possibilita um retorno favorável para a instituição. Pensando nisso, a Comunidade Sebrae trouxe todos os pontos que você precisa compreender. Continue com a gente e aproveite a leitura.

O que é o ciclo de melhoria contínua?

A melhoria contínua se trata de uma prática para buscar pelo aprimoramento constante de processos, serviços ou produtos de uma empresa. É um ciclo para garantir que tudo esteja o mais adequado possível e não fique desatualizado com o restante do mercado, seja por alguma funcionalidade, eficiência ou pequenas falhas.

Desse modo, além de ficar totalmente atenta com o material que trabalha, o ciclo de melhoria contínua garante que a instituição busque por maneiras de inovar no mercado. Desse modo, ela consegue ficar no mesmo nível que os seus concorrentes e, até mesmo, destacar-se entre eles, aumentando a sua visibilidade no mercado.

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Qual a importância de propor um ciclo de melhoria contínua?

A grande importância dessa prática é justamente garantir que a empresa não fique estagnada e estacionada no mesmo nível, com os mesmos produtos e tipos de serviços. Por mais que seja tudo feito com maestria, ainda pode ter a chance de melhorar ainda mais ou trazer algo novo.

Pilares fundamentais da melhoria contínua

 

Para ter uma continuidade e saber como executar e seguir com os processos de melhorias, essa prática conta com alguns pilares fundamentais que auxiliam no dia a dia. Com eles em mente, a empresa consegue visualizar melhor o que está sendo feito e qual ponto deve ser melhorado ou posto em prática. Veja quais são eles e entenda:

Continuidade

Na melhoria contínua, a organização deve ter em mente que deve sempre continuar fazendo as melhorias. Ou seja, não basta focar por um período em novos processos e colocar essa prática de lado. Caso contrário, não vai adiantar muita coisa, visto que não vai ser uma prática constante e a empresa pode voltar a ficar estacionada.

Cultura organizacional

É necessário que toda a equipe tenha em mente sobre os benefícios da melhoria contínua e entenda os reais motivos que ela deve ser aplicada. Para isso, a empresa deve realizar palestras, treinamentos e cursos para trazer esse aspecto como um motivador cultural interno, agregando como uma filosofia da empresa.

Monitoramento constante

Além de manter a continuidade das ações, também é preciso monitorar o que já foi realizado e está em prática. Afinal, não é porque já fizeram as melhorias necessárias que não vão precisar de novas. Como o mercado e a tecnologia estão sempre em constantes mudanças, os produtos e serviços também devem ser, acompanhando as tendências.

Compartilhamento de conhecimento

Por ser um método da cultura organizacional, é inevitável que o conhecimento seja passado de um colaborador para outro. E isso é sensacional! Afinal, não há nada mais vantajoso do que ver que os colaboradores mais antigos acreditam nessa perspectiva e passam para quem está entrando agora, por exemplo. Além de agregar a todos, ainda passa o conhecimento de modo orgânico.

Ferramentas para realizar a melhoria contínua?

Para seguir os pilares da melhoria contínua, há algumas ferramentas que podem auxiliar nesse processo. Elas podem ajudar a identificar erros, priorizar tarefas e encontrar o principal foco e necessidade da empresa. Confira quais são possíveis integrar no dia a dia da organização e veja para que elas funcionam:

1. Ciclo PDCA

O Ciclo PDCA é uma metodologia de gestão de qualidade que visa a melhoria contínua dos processos. Assim, ele possui 4 etapas para garantir a fluidez e constância no projeto:

• Planejar;

• Fazer;

• Verificar;

• Agir.

2. 5W2H

Esse método do 5W2H consiste em responder a sete perguntas fundamentais que, quando respondidas, podem contribuir para diversas análises e futuras ações da empresa. Veja quais:

• What (O que será feito?): qual é a atividade ou tarefa a ser realizada?

• Why (Por que será feito?): qual é a justificativa ou objetivo por trás da atividade?

• Who (Quem fará?): quem será responsável pela execução da atividade?

• When (Quando será feito?): qual é o prazo ou período para a realização da atividade?

• Where (Onde será feito?): onde a atividade será executada?

• How (Como será feito?): quais são os métodos ou procedimentos a serem seguidos para realizar a atividade?

• How much (Quanto custará?): qual é o custo estimado para realizar a atividade?

3. Metodologia Kaizen

Essa é uma metodologia que, de fato, significa "melhoria contínua" e traz a ideia de que pequenas mudanças incrementais podem melhorar o negócio ao longo do tempo. Ou seja, métodos como organização, administração adequada e busca por oportunidades podem aprimorar a empresa aos poucos.

4. Matriz SWOT

 

A matriz SWOT se trata de uma ferramenta para avaliar e analisar as estratégias utilizadas, identificando os fatores e desempenho da empresa. Assim, cada letra da sigla se trata de um ponto a ser estudado, os quais são:

• Forças (Strengths);

• Fraquezas (Weaknesses);

• Oportunidades (Opportunities);

• Ameaças (Threats).

5. Lean Six Sigma

Esse é um método que combina os princípios do Lean Manufacturing (focado na eliminação de desperdícios) com os métodos do Six Sigma (centrado na redução de variação e melhoria da qualidade). Desse modo, é uma ferramenta para eliminar defeitos e melhorar a eficiência da organização.

6. Diagrama de Ishikawa

Com uma base de espinha de peixe, a empresa coloca todos os possíveis pontos e trazer possíveis causas para um determinado problema. Assim, ela tem uma visualização ampla e vai estudando cada ponto até encontrar a raiz do problema. Com isso, ela consegue fixar o erro e ter avanços nos processos.

Confira outras metodologias ágeis para aplicar no seu negócio.

Benefícios do processo de melhoria contínua

Os benefícios para esse processo são vários, e podem ser notados assim que a empresa começa a pensar em processos de inovação, por menor que seja. Nesse sentido, quando a instituição busca por melhorias contínuas, ela abre espaço para o crescimento dela. Assim, ela pode notar os seguintes pontos:

1. Simplificação dos fluxos de trabalho;

2. Redução de custos e desperdícios;

3. Aumento da competitividade;

4. Redução de erros;

5. Elevação da produtividade;

6. Desenvolvimento de lideranças;

7. Aprimoramento do trabalho em equipe;

8. Menos rotatividade;

9. Aumento na qualidade dos produtos e serviços.

Portanto, essa metodologia tem grandes benefícios para a empresa, garantindo um fluxo de evolução bem melhor e permitindo que ela cresça e se desenvolva no mercado. Além disso, como há diversas ferramentas para aplicá-la, a instituição pode escolher a que melhor se encaixe no seu nicho e elaborar todo o seu mapa de ação em cima dela.

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