Gestão do tempo! Você é uma pessoa ocupada ou produtiva?

Empreendedor, você consegue gerir e planejar tranquilamente o seu negócio fazendo gestão do tempo ou apela para a gestão bombeiro, ou seja, apaga incêndios o dia todo?

Caso esteja precisando de ajuda ou tem interesse em receber algumas dicas sobre como gerir melhor o seu tempo, vale a pena ler este artigo, fiz especialmente para ajudar empreendedores a serem menos ocupados e mais produtivos!

5 Sintomas que indicam má gestão do tempo

Caso esteja em dúvida se precisa melhorar sua gestão do tempo, segue abaixo 5 sintomas que indicam esta necessidade:

1.    Encontra dificuldades para equilibrar o tempo entre a vida pessoal e profissional, o que afeta diretamente a sua saúde, tendo a ansiedade como um dos primeiros sintomas.

2.    Faz gestão bombeiro na empresa, restringindo-se apenas a fazer controle de indicadores, sem tempo para conversar com a equipe, pesquisar o mercado e implantar inovações no seu negócio.

3.    Perde prazos constantemente, tendo reclamações recorrentes de clientes por causa disso.

4.    A qualidade dos produtos e serviços está comprometida visto que eles são produzidos com pressa, sem a possibilidade da verificação dos padrões de qualidade.

5.    Não tem tempo suficiente para identificar e/ou resolver problemas, tendo que esconder a sujeita por debaixo do tapete.

Conforme você pode perceber, uma má gestão do tempo gera muitos problemas desagradáveis, em contrapartida, se você fizer uma boa gestão você melhora a produtividade, tem menos estresse, gera menos retrabalho, consegue um equilíbrio maior do tempo e torna-se dono dele.

Ladrões de Tempo

Todo mundo tem 24h para organizar sua agenda, mas tenho certeza que por diversas vezes você já desejou esticar um pouco mais o dia para dar conta de fazer tudo aquilo que precisa, mas, afinal, por que isto acontece?

Os principais motivos que afetam negativamente sua produtividade são os ladrões de tempo, os quais você deve zelar para que eles não lhe prejudiquem, então, conheça agora 8 ações que roubam o seu tempo:

1.    Procrastinação: todos nós temos algumas atividades que não gostamos de fazer, mas, sinto muito, se é importante para o seu negócio e não dá para delegar, faça, não empurre com a barriga, do contrário pode criar problemas que exigirão ainda mais tempo.

2.    Falta de planejamento: não planejar aumenta exponencialmente suas chances de não conseguir gerir corretamente o seu tempo e, ainda pior, aumenta a probabilidade de não conseguir alcançar os resultados desejados para o seu negócio.

3.    Não saber dizer não: muitos acham que saber dizer sim é um dos grandes segredos para se fazer uma boa gestão do tempo, porém, é o contrário, saber dizer não ajuda muito mais, entretanto, é muito mais difícil, então, tenha comprometimento com suas prioridades.

4.    Ausência de propósito: para tudo na vida é necessário um propósito, é ele que fará você se desenvolver, sair da zona de conforto, ter disciplina e ter uma atitude proativa diante dos inúmeros compromissos e desafios que surgem no dia a dia.

5.    Não delegar tarefas: no início da sua jornada empreendedora você faz tudo porque está sozinho na empresa, mas, se quiser que seu negócio cresça de forma sustentável, delegue e prepare sua empresa para funcionar sem a sua presença.

6.    Dar prioridade a tudo e não ter foco: se tudo é prioridade, nada é prioridade, então, tenha planejamento estratégico da sua empresa com objetivos, metas, indicadores, planos de ações para que fique claro o que é prioridade.

7.    Não gerenciar as distrações: hoje são inúmeras as distrações como e-mail, telefonemas, interrupções, fofocas e, principalmente, as mídias sociais, então, policie-se, reserve um momento do dia para fazer estas atividades de modo a não prejudicar sua produtividade no trabalho.

8.    Ser multitarefa o tempo todo: cuidado, não queira fazer tudo ao mesmo tempo, tudo precisa ter início, meio e fim, faça cada tarefa por ordem de prioridade, isto lhe dará atenção e foco para fazer melhor e mais rápido cada atividade.

Como você pode perceber, o dia não precisa ter mais de 24h, apenas é preciso melhorar a qualidade da utilização destas horas, agindo como protagonista do seu tempo e não como vítima.

3 Dicas de Ouro para Melhorar a Gestão do Tempo

Bom, agora que você já sabe o quanto a má gestão do tempo impacta a sua empresa e quais são os ladrões de tempo, talvez esteja se perguntando o que pode ser feito para lhe ajudar a fazer as pazes com o relógio.

Antes de lhe dar 3 dicas de ouro para melhorar a gestão do seu tempo, é válido ressaltar que você deve ficar de sentinela e criar estratégias para não sofrer com os ladrões de tempo.

A primeira dica para melhorar a sua gestão do tempo é planejar, então leia o artigo Hora de refletir e fazer o planejamento 2022 nele você encontrará as informações necessárias para realizar esta etapa.

Na etapa de planejamento você determinará objetivos, metas, indicadores, planos de ações e cronograma.

Então, a segunda dica é zelar por tudo isso, corrigindo aquilo que foi planejado quando necessário, para que os resultados desejados apareçam sem ficar refém do tempo.

Uma terceira e última dica é a utilizar o seu tempo de forma planejada, podendo-se utilizar de ferramentas, aplicativos e a boa e velha agenda para isso, organizando cada dia, no mínimo no período semanal, mas de preferência mensal, para facilitar a visualização de prioridades e padronizar a sua rotina.

Hora de colocar a mão na massa!

Vamos colocar a mão na massa agora? Utilize a ferramenta abaixo para lhe ajudar a saber como dividir o seu tempo da melhor forma.

No quadrante 1 encontramos as ações que são importantes e urgentes, como crises, reuniões, problemas urgentes e inadiáveis, ou seja, não dá para procrastinar.

Dedique mais tempo para o quadrante 2, não é urgente, mas é importante planejar, ter objetivos/metas, monitorar e agir com proatividade frente às diversas ações diárias que requerem a sua atenção.

As atividades do quadrante 3 são interrupções que, se delegadas, lhe darão mais tempo para fazer outras atividades no quadrante 2 e se tornar mais produtivo, proativo e sempre pronto para qualquer desafio.

Use o mínimo possível o quadrante 4, nele encontram-se as ações que não contribuem positivamente para o alcance dos resultados da empresa, como por exemplo grupos de WhatsApp não relacionados ao negócio.

Agora que já sabe diferenciar o que é importante do que é urgente, deve ter percebido que deve evitar o quadrante 4, delegar ações do 3 e priorizar mais tempo para o 2, desta forma, quando for necessário realizar ações no quadrante 1 o fará com mais tranquilidade.

E você ficou com alguma dúvida? Deixe nos comentários!

Rafael de Souza (Instagram, Linkedin, Facebook e Telegram)