Comunidades que participo 
Hora de refletir e fazer o planejamento 2023!
Empreendedor(a) 2023 já está batendo na porta, o que representa um bom momento para refletir sobre 2022 e fazer o planejamento do próximo ano. Mas, por onde começar?
Calma, elaborei um Kit de Planejamento em Excel (disponibilizado de forma gratuita), o qual possui 7 ferramentas práticas que podem lhe ajudar nesta empreitada de planejar 2023.
- Análise SWOT/FOFA Pessoal;
- Análise SWOT/FOFA da Empresa;
- Plano de Ação Pessoal;
- Plano de Ação para a Empresa;
- Diagrama de Ishikawa;
- Indicadores e Metas (SMART);
- PDCA.
Bora refletir sobre 2022 e planejar 2023? Da porta para fora da empresa pouco você pode fazer, mas da porta para dentro depende só de você!
Confira o passo a passo para fazer o planejamento do seu negócio com o apoio do Kit de Planejamento.
1º Passo - Fazer Análise SWOT/FOFA Pessoal
A análise SWOT/FOFA é uma excelente ferramenta para você refletir sobre os seus pontos fortes e pontos a melhorar enquanto gestor do negócio, além de mapear oportunidades e ameaças que podem impulsionar ou atrapalhar o seu desenvolvimento.
2º Passo - Fazer Análise SWOT/FOFA da Empresa
A análise SWOT/FOFA da empresa serve para refletir sobre os pontos fortes da empresa, pontos a melhorar, além de mapear oportunidades e ameaças que podem impactar o negócio.
3º Passo - Fazer Diagrama de Ishikawa da Empresa
Em relação às fraquezas da empresa, o Diagrama de Ishikawa pode ser é uma excelente ferramenta para você identificar causas e efeitos de problemas e, em seguida, buscar uma solução definitiva.
Não existe empresa perfeita, todos negócios têm problemas e gargalos, mas como identificar as suas causas?
Para auxiliar neste desafio de identificar as causas, você pode utilizar o Diagrama de Ishikawa, também chamada de Causa e Efeito ou Espinha de Peixe. Esta ferramenta criada pelo engenheiro químico Kaoru Ishikawa em 1943.
Em sua estrutura, as causas dos problemas (efeitos) podem ser classificados como sendo de seis tipos diferentes, os quais geram determinado efeito, ou seja, é provável que você identifique alguns destes efeitos na análise de fraquezas do negócio.
Saiba mais sobre como utilizar esta ferramenta em: https://www.siteware.com.br/metodologias/diagrama-de-ishikawa/
4º Passo - Fazer Plano de Ação Pessoal
Com as forças e franquezas definidas, além das oportunidades e ameaças identificadas, é hora de colocar a mão na massa.
A ideia aqui é planejar ações para você adquirir novas habilidades ou competências e, também, ao mesmo tempo, utilizar de forma estratégica suas potencialidades a seus favor e do negócio.
A ferramenta disponibilizada permite que você acompanhe cada ação por status (concluído, iniciado, atrasado, não iniciado ou cancelado).
5º Passo - Fazer Plano de Ação da Empresa
Com as forças e franquezas definidas, além das oportunidades e ameaças identificadas, é hora de colocar a mão na massa.
Aqui é você planejar ações em que você utilize as suas forças e a do negócios para explorar as oportunidades do mercado e, também, ao mesmo tempo, definir ações para reduzir as fraquezas suas e do negócio de modo a ficar menos vulnerável às ameaças.
A ferramenta permite aqui criada permite que você acompanhe cada ação por status (concluído, iniciado, atrasado, não iniciado ou cancelado).
6º Passo - Definir Indicadores e Metas (SMART)
Meta SMART
Mas como saber avaliar meu planejamento e os resultados?
Estabeleça a(s) meta(a) de venda específica(s) relacionada(s) ao produto/serviço escolhido, de tal forma que possa mensurá-la e que seja relevante, temporal (data de início e término) e alcançável (mas que te desafiem). Utilize o método SMART para isso!
Exemplo: faturar R$10.000,00 em vendas do produto/serviço A no período de 01/01/2023 a 31/12/2023.
Indicadores
- Você sabe quais são os indicadores mínimos necessários para garantir uma boa gestão e sucesso do seu negócio?
- Você acha que ter indicadores é algo somente para grandes empresas?
- Como indicadores que não são financeiros interferem nos resultados da minha empresa?
Todo e qualquer negócio possui aquilo que chamamos de Fatores Chave de Sucesso - FCS, que são fatores considerados essenciais para a sobrevivência e sucesso da empresa, tendo variações de acordo com o segmento de atuação e modelo de negócio da empresa. Exemplo: para quem está no segmento de alimentação o fator higiene é primordial para o sucesso do negócio.
Os fatores chave de sucesso devem e precisam ser encontrados por meio de um estudo aprofundado dos próprios objetivos da empresa, derivando de sua missão, visão, seus valores e análise do mercado de atuação.
Os fatores referem-se a processos que precisam ser executados com excelência em seu mercado de atuação, pois quando estes mesmos fatores são negligenciados ou ignorados, contribuem e muito para o fracasso do negócio e, por este motivo, estes fatores precisam ter indicadores para serem medidos.
Para acompanhar o desempenho das FCS, você precisará de indicadores de desempenho que permitem monitorar/avaliar o desempenho de um dado processo, podendo ser algo quantitativo ou qualitativo estabelecido para um produto, um serviço ou um processo. Os indicadores são importantes para verificar, por exemplo, se a empresa está perdendo ou ganhando dinheiro, para definir prioridades de atuação, tomar decisões seguras, criar histórico, monitorar desempenho e identificar gargalos.
Agora você deve estar se perguntando: quais indicadores devo ter na minha empresa para acompanhar o desempenho do meu negócio em relação as FCS?
Bom, antes de responder a esta pergunta, vale a pena frisar algo que você já deve ter percebido.
Indicadores financeiros como margem de contribuição, ponto de equilíbrio, lucratividade e rentabilidade não são os únicos indicadores que você deve ter para o bom gerenciamento do negócio, pois muitos destes indicadores apenas são reflexo do que os demais indicadores mensuram.
Por exemplo, se minha equipe de atendimento não prestar um serviço de qualidade muito possivelmente isto afetará o faturamento do meu negócio, mas somente saberei identificar este problema se houver um indicador de satisfação no atendimento.
Na hora da implantação dos indicadores por meio de softwares, aplicativos, planilha eletrônica ou, em último caso, feito manualmente no papel ou com o auxílio de ferramentas, fique atento para que a implantação e a utilização do indicador não tenham um custo maior que o processo a ser medido, ou seja, o molho não pode sair mais caro que o peixe, o indicador deve gerar um resultado econômico e/ou financeiro para o negócio, seja por meio de aumento de faturamento ou redução de custos.
Conheça agora alguns exemplos práticos de importantes indicadores por setor que preparei para você utilizar em sua empresa, porém, antes vou destacar 5 perguntas essenciais que você deve responder na hora de criar um indicador.
- Por que quero medir isto? Qual a finalidade?
- Qual a sua relação com os objetivos da empresa?
- Qual o nível de desempenho esperado (meta)?
- Como será feita a métrica e com que frequência e qual a fonte de dados?
- Quem será o responsável por medir?
Ainda está com dúvidas? Fique tranquilo(a), na ferramenta do Kit de Planejamento existem 3 exemplos práticos para ficar ainda mais claro!
7º Passo - Rodar PDCA
Tendo em mãos todo o Planejamento da empresa, é chegada a hora de Executá-lo (Do), além de Checar se os resultados estão sendo alcançados conforme as metas estabelecidas.
Por fim, na etapa de Ação você implementará melhorias identificadas em todo ciclo do PDCA, principalmente na etapa de checagem.
Este processo de PDCA é cíclico e deve ser utilizado sempre para que seu planejamento tem por base um sistema de melhoria contínua com aprendizados e resultados cada vez melhores.
Bônus - Gestão do Tempo
Se a gestão do tempo é um desafio para você implementar os passos acima, a matriz da Gestão do Tempo pode lhe ajudar!
No quadrante 1 encontramos as ações que são importantes e urgentes, como crises, reuniões, problemas urgentes e inadiáveis, ou seja, não dá para procrastinar.
Dedique mais tempo para o quadrante 2, não é urgente, mas é importante planejar, ter objetivos/metas, monitorar e agir com proatividade frente às diversas ações diárias que requerem a sua atenção.
As atividades do quadrante 3 são interrupções que, se delegadas, lhe darão mais tempo para fazer outras atividades no quadrante 2 e se tornar mais produtivo, proativo e sempre pronto para qualquer desafio.
Use o mínimo possível o quadrante 4, nele encontram-se as ações que não contribuem positivamente para o alcance dos resultados da empresa, como por exemplo grupos de WhatsApp não relacionados ao negócio.
Agora que já sabe diferenciar o que é importante do que é urgente, deve ter percebido que deve evitar o quadrante 4, delegar ações do 3 e priorizar mais tempo para o 2, desta forma, quando for necessário realizar ações no quadrante 1 o fará com mais tranquilidade.
Bora colocar a mão na massa e depois comentar aqui como foi a experiência?
