O que é o eSocial e como evitar que sua empresa seja penalizada

É fundamental que todas as empresas estejam atentas às normas trabalhistas, a fim de evitar problemas legais. Recentemente, o governo implementou o eSocial, um sistema que visa simplificar a prestação de contas para empresas e pessoas físicas que possuem funcionários contratados.

O eSocial, também conhecido como Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, requer a inclusão de diversas informações, tais como vínculos empregatícios, contribuições previdenciárias, registros de demissões, comunicação de acidentes de trabalho, aviso prévio dos colaboradores, escriturações fiscais, eventos relacionados a Segurança e Saúde do Trabalho (SST) e o registro de dados referentes ao FGTS.

As empresas que não cumprem as exigências do eSocial estão sujeitas a penalidades e multas impostas pela Receita Federal, de acordo com a gravidade das obrigações não cumpridas. 

Os valores das multas podem variar significativamente:

• Por exemplo, no caso de uma empresa que deixe de informar a admissão de um novo funcionário, a multa pode variar de R$ 402,53 a R$ 805,06 por empregado

• No que diz respeito a pessoas jurídicas que não atualizam os dados cadastrais dos funcionários ou não informam alterações nos contratos de trabalho, as multas podem variar de R$ 201,27 a R$ 402,54.
• Quanto aos eventos relacionados a SST (Segurança e Saúde do Trabalho), as multas podem variar de R$ 400 a R$ 181.284,63, dependendo da gravidade apontada pelos órgãos fiscalizadores.

Fique atendo aos prazos

A transmissão dos dados para o eSocial segue um cronograma baseado em eventos e possui prazos definidos para o envio dos documentos. É essencial que as empresas estejam atentas a esses prazos, pois o não cumprimento pode resultar em multas. Quando um prazo não é cumprido, a empresa tem a opção de fornecer esclarecimentos voluntários antes da abertura de um processo fiscal, o que pode resultar em um desconto de 40% no valor da multa.

Em casos em que um processo fiscal já tenha sido instaurado, devido ao atraso no envio das informações para o eSocial, se a empresa ainda assim apresentar esclarecimentos de forma voluntária, o desconto aplicado será de 20% sobre o valor da multa.

O governo criou essa ferramenta com o propósito de promover maior segurança tanto para as empresas quanto para os funcionários, além de simplificar o processo de envio de informações, unificando todas as etapas em uma única plataforma. Seu principal objetivo é tornar a vida dos empregadores mais fácil e agilizar a verificação dos dados declarados junto ao governo.

Para evitar ser penalizado, é essencial que o RH da empresa fique atento às horas trabalhadas, mantendo sempre os pontos em ordem e controlando o banco de horas dos funcionários. O alinhamento das informações e o envio correto no sistema do eSocial são fundamentais para evitar multas e penalizações desnecessárias que podem prejudicar a empresa.