Metodologias Ágeis na Construção

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Com os avanços das tecnologias em várias áreas, alinhado aos processos cada vez mais otimizados, trouxe ao segmento da construção civil a oportunidade de mudar sua forma de trabalho. De um lado a busca em se tornar mais ágil com assertividade no planejamento e execução dos projetos. Por outro lado, sendo necessário manter ou melhorar a qualidade das entregas. Assim, através sua essência, o desenvolvimento de projetos utilizando as diretrizes das metodologias ágeis utilizam abordagens de planejamentos e execuções incrementais iterativas. 

Diferentemente do método tradicional em que a princípio se define e se documenta detalhadamente todas as fases do início ao fim do projeto, no método ágil isso é feito em pequenas partes, também chamadas iterações, o que pode auxiliar em vários cenários construção civil.

Mas o que são as metodologias ágeis?

Os métodos ágeis são uma alternativa à gestão tradicional de projetos, eles nasceram nos braços do desenvolvimento de software, mas hoje podem ser aplicados a qualquer tipo de projeto (inclusive os que não se remetem ao software). Vem ajudando muitas equipes a encarar as imprevisibilidades dentro dos projetos através de entregas incrementais e ciclos iterativos.

Um processo iterativo é aquele que faz progresso através de tentativas sucessivas de refinamento. Por exemplo, uma equipe de desenvolvimento faz sua primeira tentativa para construção de um software, porém, existem pontos de informação falhos ou incompletos em algumas (talvez muitas) partes. A equipe de forma iterativa refina essas partes até que o produto atinja o ônus de satisfatório. Com cada iteração, o software é melhorado através da adição de mais e mais detalhes.

Um processo incremental é aquele em que o produto é construído e entregue por pequenos ciclos. Cada pedaço ou incremento representa um subconjunto de funcionalidades completas. O incremento pode ser pequeno ou grande, por exemplo, ele pode variar apenas de uma tela de relatórios simples, para um conjunto altamente flexível de telas de gerenciamento de dados. Cada incremento é totalmente codificado e testado, e a expectativa geral é que o trabalho tenha a conclusão mais completa possível.

Tanto iterativos, quanto incrementais, os trabalhos realizados são sempre melhorados em ciclos subsequentes.  Para os envolvidos nos projetos, que neste formato tem uma participação mais ativa em todo o processo, é muito mais tranquilo para a validação pois os erros podem ser identificados rapidamente e corrigidos no ciclo posterior. Além de chegar ao final do ciclo com todas as etapas validadas, priorizam o alinhamento e a comunicação entre a equipe, para que as entregas continuem melhorando continuamente.

Como processos e tecnologias tem sido alvo da Industria 4.0, os cronogramas de projetos estão cada vez mais enxutos e a nova forma dinâmica do mercado tem condicionado as empresas a seguir um caminho mais rápido. Empresas grandes, tradicionais e com processos muito burocráticos, tem tido dificuldade nesse novo universo, perdendo Market Share e Valor de Mercado. Assim, as metodologias ágeis se mostram uma excelente alternativa para retomar e/ou melhorar a competitividade dessas organizações.

O Manifesto ágil

Foi criado em fevereiro de 2001, onde se reuniram 17 profissionais que já praticavam métodos ágeis. Apesar de ter sido criada para o desenvolvimento ágil de software, seus princípios podem ser eficazmente aplicados a qualquer tipo de gestão de projetos.

O Manifesto Ágil pode ser resumido em quatro frentes, onde é definido o que realmente importa com relação aos valores que fundamentam a essência do negócio:

1. Relacionamento: os indivíduos e suas interações estão acima de processos e ferramentas.
2. Eficiência: o funcionamento do software (ou qualquer projeto) está além da documentação detalhada.
3. Experiência: a colaboração entre os envolvidos do projeto, inclusive com o cliente está acima da negociação de contratos.
4. Flexibilidade: a capacidade de responder às mudanças é mais importante que seguir um plano pré-estabelecido.

É interessante ressaltar que eleger esses direcionadores não significa excluir outros elementos, que são típicos do modelo tradicional de gestão de projetos. As quatro frentes estabelecem uma escala de valores que podem orientar as decisões.

Por que aplicar isso na construção?

A construção civil, por mais que tenha evoluído muito com ferramentas e tecnologias, se encontra tradicionalmente marcada pelas formalidades no desenvolvimento de seus projetos. Exigências legais, documentações e prazos longos, aumentam ainda mais os gap´s e necessidade de controle, durante todo o ciclo de vida dos empreendimentos.

Um projeto de construção geralmente envolve várias etapas e diferentes equipes em cada uma delas. Problemas de alinhamento entre os profissionais envolvidos, falta de clareza nos prazos e obstáculos na transparência do processo com o cliente pode comprometer seriamente a qualidade na execução de uma obra.

As metodologias ágeis trazem novas formas de executar projetos, podendo contornar esses problemas, além da movimentar mudança de mindset que coloca o cliente no centro das decisões (Customer Centricity). Evidencia claramente que o propósito não é apenas construir algo para o cliente, mas sim junto com ele, tendo-o como participante em todo o processo.

 

Quais são as principais metodologias ágeis aplicadas na construção civil?

Scrum

O Scrum é uma das metodologias ágeis mais utilizadas. Para utilizar o Scrum, é preciso definir os papeis dos integrantes da equipe. É importante designar um Dono do Projeto, também chamado de Dono do Produto (Product Owner) que é a pessoa que vai representar os interesses do cliente e demais envolvidos, junto ao à equipe. Devido ao nível de conhecimento sobre o projeto, é o Dono do Produto quem irá definir as prioridades de cada ciclo (sprint) e quem valida as entregas aos finais das sprints.

Um outro papel importante é o Scrum Master, responsável por eliminar as restrições encontradas pelas equipes no andamento dos trabalhos. O Scrum Master distribui as tarefas para a equipe (que estão no Sprint Backlog), são iniciadas as Sprints, que são as etapas do projeto, fragmentando em intervalos de tempo que não devem durar mais que um mês.

 A equipe toda participa do planejamento do Sprint (Sprint Planning), onde serão combinadas as entregas de todas as sprints que compõem os ciclos do empreendimento.

Assim que um Sprint é concluído, a equipe se reúne para revisar tudo o que foi executado, se as expectativas foram atendidas, se houve algum erro ou se alguma adaptação será necessária (Sprint Review). Feito isso, é iniciada a próxima Sprint, até que todo o projeto seja concluído e a obra esteja pronta para ser entregue.

Além das reuniões principais de planejamento e revisão dos Sprints, muitas equipes aplicam reuniões diárias (Daily Scrum) o que mantém a equipe ainda mais alinhada no andamento do projeto, agilizando a solução de problemas.

Lean

O método Lean, cujo conceito significa enxuto, tornou-se bastante popular no contexto das startups.  A construção enxuta, ou lean construction, se destaca por possibilitar resultados expressivos na diminuição de desperdícios, prazos, custos, no aumento da produtividade e da qualidade.

Eliminando de forma eficiente os desperdícios e as operações desnecessárias, os custos são reduzidos e as tarefas são realizadas mais facilmente. Isso também significa uma equipe mais produtiva e entregas mais pontuais.

Seguindo a analogia da aplicação em startups, três etapas possuem aplicabilidade ao validar uma ideia ou projeto: construir, medir e aprender.  De um modo geral, qualquer método lean usa a estratégia de atuar localmente em cada item de desperdício de tempo, custo ou recursos, para chegar a uma qualidade maior e um time-to-market mais rápido.

Baseada em uma cultura de facilitação para encontrar os gargalos e prover melhoria contínua, se inicia pela análise do cenário e criação de processos. Mapeados os fluxos de valor, possibilita a identificação e a análise das causas-raízes para problemas recorrentes, como retrabalhos, ociosidade ou super-alocação, outros desvios ligados a mão-de-obra, materiais, equipamentos e procedimentos. Incluindo práticas de gerenciamento semanal e diário, trabalho padronizado, fluxo de abastecimento recorrente, dentre outros, permite maior segurança e confiabilidade nos processos e promove a abertura para novas melhorias.

Se for utilizado com outras ferramentas, tais como LPS (Last Planner System), o IPD (Integrated Project Delivery), o BIM (Building Information Modeling), o lean oferece aos profissionais uma ampla variedade de acompanhamentos e compromissos para que o projeto realmente cumpra o  plano acordado, além de todo o comportamento da construção, sua performance e outras informações relevantes. 

Um bom caminho para iniciar o mapeamento dos desperdícios nos empreendimentos, é explorar:

1. Qualquer tempo gasto por pessoas ou equipamentos aguardando algum tipo de ação por parte de terceiros, ou o tempo de espera. Excelente parâmetro para começar uma ação de alinhamento com os fornecedores.
2. Quando operários ou equipamentos realizam movimentos dispensáveis na execução de determinadas atividades de fluxos. Ou seja, sem agregar valor ao produto final. Um exemplo é o deslocamento para buscar ferramentas e materiais, se não estiverem próximos do local de trabalho.
3. Existência de processos intermediários que muitas vezes causam retrabalho e não agrega valor no resultado final. Exemplo: descarregar determinado material em um lugar por não haver espaço e depois ter que levá-lo para outro.
4. Itens que podem ser explorados: atrasos, defeitos, transporte, estoque, área inutilizada, realizar mais do que foi especificado, e muitos outros pontos.

Todos eles podem trazer consequências críticas para o resultado do empreendimento e a metodologia sugere tratar esses pontos com estratégias que possam minimizá-las.

 

Kanban

O Kanban é um sistema visual de gestão capaz de ajudar a organizar as tarefas de um processo para que elas sejam realizadas e entregues ordenada e sistematicamente, mantendo o fluxo de trabalho. Muito fácil de ser utilizado devido à sua visualização, a equipe entende o status das entregas e também o que precisa ser feito, estimulando sua autonomia, já que podem verificar sozinhos o andamento das entregas. 

Pode ser criado um quadro físico ou virtual onde as atividades podem ser divididas em no mínimo três categorias:

1. Pendentes:  Atividades que precisam ser executadas;
2. Em andamento: Tarefas que estão em curso, isto é, sendo realizadas por pessoas específicas da equipe no momento;
3. Concluídas: Atividades concluídas, já aprovadas e entregues pela equipe.

Todas as atividades ou grupos de atividades a serem desenvolvidas são anexadas em cada uma dessas categorias, que contam com uma descrição da tarefa a ser executada, o início e fim de cada uma, além do responsável por realizá-la.

É possível também sinalizar que uma tarefa precisa ser entregue urgentemente. Pode ser definido por cores ou com uma coluna específica para isso.

Muito utilizado com o Scrum, o Kanban pode incorporar as Sprints e traduzir todo o trabalho que precisa ser executado nos cartões, facilitando a gestão das tarefas para agilizar as entregas, além de dar ao time a visão de tudo que precisa ser feito.

Permite também que o Dono do Produto e a equipe visualizem possíveis gargalos que podem atrasar as entregas, além de indicar a produtividade individual de cada um, já que o cartão pode ter um responsável definido.

 

SMART

Enquanto os outros métodos focam mais na execução, o Smart é um método que orienta a criação de metas.  Na fase de planejamento, deve ser criados objetivos reais e tangíveis. Essa ferramenta condensa os seus princípios no seu próprio nome. Cada uma das letras indica uma característica de uma boa meta:

• S Specific: Para que se consiga alcançar o que foi proposto em uma meta, é necessário que todos os envolvidos tenham claro entendimento do que se trata. Para ser especifica, precisa responder as seguintes perguntas:

Exemplo de uma meta: Queremos diminuir as perdas das ferramentas da empresa em 30%.

• O que eu quero alcançar com essa meta? Diminuir as perdas das ferramentas em 30%
• Quem será ou quem serão os responsáveis por ela? A equipe de empreiteiros
• Onde ela será realizada? Nas Obras Cisne Branco e Parque das Atalaias
• Como ela será conquistada? Estabelecendo protocolos de recebimento e entregas de ferramentas no almoxarifado
• Por que ela deve ser seguida? Queremos reduzir os gastos na compra de novas ferramentas a cada obra

Ao responder essas perguntas, o objetivo se torna mais abrangente e não deixa margem para dúvidas.

• M Measurable: A meta precisa ser mensurável. Não se pode criar uma meta se ela não pode ser medida. Os objetivos devem ser sempre exatos e quantificáveis em números, para que se possa comprovar se foram alcançados.

Na meta acima, foi estabelecido 30% de redução das perdas de ferramentas. Portanto, para avaliar o desempenho da estratégia, precisamos acompanhar os números. Para uma meta ser mensurável, ela deve responder as questões:

Qual é o resultado esperado? Diminuição de 30% das perdas de ferramentas

Quanto tempo será necessário para a equipe alcançar a meta? 6 meses

• A Attainable: Adianta criar uma meta se ela não pode ser atingida? Os objetivos devem ser alcançáveis, no tempo e com os recursos disponíveis, para não desmotivar as equipes. É fundamental avaliar os seguintes pontos:

• Com base no histórico, é possível atingir o objetivo traçado?  'Essa resposta é importante'.
• Qual a opinião da equipe. Acreditam que é possível?  'Essa resposta é muito importante'.

 

• R Relevant: Quanto mais relevante for a meta, mais motivados estarão os envolvidos (desde que sejam alcançáveis). É necessário que tenha impactos positivos para os clientes e/ou para a empresa. Uma meta que não gera efeito sobre o negócio fatalmente não será tratada como prioridade. No exemplo acima, a meta só seria relevante se o gasto com ferramentas realmente tivesse um custo elevado para a empresa para realmente ter um peso na execução das estratégias.

• T Time-related: Por último, é preciso ter prazos bem definidos. No caso do exemplo, foi definido 6 meses.

A meta completa ficaria: a equipe de empreiteiros diminuirá as perdas de ferramentas em 30%, no período de 6 meses, nas obras Cisne Branco e Parque das Atalaias para reduzir os gastos na compra de novas ferramentas a cada obra, trazendo uma economia significativa de 15% do custo total de adquisição para a empresa. A estratégia adotada: serão estabelecidos protocolos de recebimento e entregas de ferramentas no almoxarifado.

Além da definição seguindo o SMART, monitorar sempre o desempenho, manter o time envolvido e apresentar resultados periodicamente são pontos importantes para conseguir atingir os objetivos definidos.

Por onde começar?

Aplicar metodologias ágeis na construção é necessário entender que devem ser incorporadas na cultura da empresa, onde é importante trabalhar os conceitos e abrangência com as equipes, independente se será diretamente nas obras ou nos processos administrativos.

Definir os princípios que deverão ser regidos e onde serão utilizados, para que sejam amplamente adotados.  Como são ferramentas práticas de trabalho, seu uso só será efetivo se estiver sendo utilizado com as equipes. Entender como pode ser iniciado um piloto, por exemplo, ao planejar fases da obra ou ao realizar estudos de viabilidade, será um bom caminho.

À medida que forem evoluindo, interessante ser incrementado para outras fases, aumentando gradativamente a apropriação dos conceitos e utilização. A orientação quanto à teoria e a prática é muito importante, inclusive para definir em conjunto qual (is) será(ão) adotada(s) e em quais atividades, para que funcionem de forma consistente.

A aplicação de metodologias ágeis na construção civil pode fazer uma enorme diferença no planejamento e execução de obra, assim como nos demais processos. Conforme a equipe vai sendo sensibilizada sobre a mentalidade ágil, a busca por novas formas de melhorar os processos e produtos entregues se torna cada vez mais constante.

Existem várias ferramentas (muitas delas gratuitas) que utilizam essas metodologias e pode ser uma grande aliada nesse trabalho. Vale a pena dar uma olhada:

Bitrix:  www.bitrix24.com.br/

Meu Scrum: https://www.meuscrum.com/

MeisterTask: https://www.meistertask.com/

Trello: https://trello.com/

 

Fontes dos Conceitos Utilizados:

https://www.culturaagil.com.br/o-que-sao-metodos-ageis

http://www.metodoagil.com/manifesto-agil/

https://www.desenvolvimentoagil.com.br/scrum/

https://www.leanconstruction.org/

https://www.projectbuilder.com.br/blog/o-que-e-kanban/

https://rockcontent.com/br/blog/metas-smart/