LGPD na prática: confira os 12 passos para você adequar sua empresa

Muito mais do que otimizar processos e aumentar o faturamento, gerenciar uma empresa também é sinônimo de proteção de dados, isto é, a capacidade de cuidar das informações que passam por uma companhia, sejam elas internas ou externas, relativas a clientes.

Nesse sentido, adequar-se à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) é essencial para que sua empresa adquira credibilidade no mercado, pois essa legislação é essencial para garantir mais segurança no processo de coleta, armazenamento e uso de dados de pessoas físicas, ou seja, dos seus clientes. 

A seguir, você vai entender um pouco mais sobre o que é a política de proteção de dados, para o que ela serve e como ela pode ajudar a proteger seu negócio depois de ser implementada em 12 passos simples e ágeis.

LGPD: o que é

Promulgada no Brasil em 2018, a LGPD é uma legislação específica para a proteção de dados no meio digital, com o objetivo de evitar a exposição de dados pessoais sensíveis. Na prática, a LDPD protege toda informação que permite identificar, direta ou indiretamente, um indivíduo que esteja vivo.

Por isso, são considerados dados pessoais o nome, RG, CPF, gênero, data e local de nascimento, telefone, endereço, localização via GPS, retrato em fotografia, cartão bancário, entre outras informações.

Baseada no Regulamento Geral de Proteção de Dados da União Europeia, que protege os dados da população desde 1.995, a LGPD estabelece processos, padrões e regras para garantir a segurança em processos como coleta, armazenamento e gestão de dados.

LGPD: para que serve

De maneira prática, adequar-se a LGPD é essencial para manter a credibilidade da sua empresa. Caso você não siga a legislação vigente no país, seu negócio estará mais vulnerável ao vazamento de dados de seus clientes ou fornecedores, os quais têm o direito de processá-lo caso suas informações sejam expostas indevidamente. 

Por isso, seguir a LGPD é importante para reforçar o comprometimento da sua empresa com a transparência, além de evitar uma série de penalidades e multas que podem atingir as empresas que não se adequarem à lei.

LGPD na prática: 12 passos para implementação

1. Estudar os princípios da lei: antes de começar a parte prática, é importante entender a teoria, ou seja, o que a lei realmente diz. Por isso, é importante lê-la por completo para conhecer todos os princípios básicos e como a LGPD funciona. Nesse momento, é interessante contar com um assessoramento jurídico para sua empresa, através de um advogado de confiança;

2. Conscientize seu time: trazer sua equipe para estudar e entender a LGPD junto com você é a principal forma de evitar que seus colaboradores cometam alguma infração. 

Seu time precisa saber como funcionam as novas normas e, acima de tudo, estarem cientes das vantagens de segui-la para o progresso da empresa. Porém, tenha em mente que seu comportamento, como gestor ou gestora, é essencial para que os demais profissionais contribuam e sigam as regras estipuladas em lei;

3. Revisar todas as políticas de segurança existentes: somente a partir da análise dos sistemas que já existem, é possível identificar erros e estabelecer novos padrões de proteção de dados. Na maioria das vezes, é preciso mudar estruturas internamente para ter uma maior organização das informações;

4. Definir um comitê de implementação: devido à complexidade da legislação, é interessante delegar profissionais responsáveis por cuidar da segurança dos dados da empresa e de clientes, como o Data Protection Officer (DPO). A ele, cabe conhecer a LGPD à fundo e garantir que todas as regras sejam colocadas em prática, assegurando a transparência e proteção dos dados;

5. Conhecer o fluxo de informações da sua empresa: antes de colocar a LGPD em prática, é preciso entender como os processos funcionam: onde os dados coletados ficam armazenados? Quem tem acesso a eles? Saber a resposta para essas e outras perguntas é essencial para montar um plano de ação e correção de processos;

6. Conhecer o tempo legal de uso de dados: muitas empresas acabam se tornando "ilegais" por desconhecerem o tempo exato, previsto por lei, para que informações coletadas possam ser utilizadas por uma empresa. Por isso, é preciso investir na transparência e explicar para seus clientes quanto tempo as informações coletadas ficarão armazenadas, assegurando a exclusão das mesmas após o tempo informado;

7. Rever documentos e cláusulas contratuais: embora essa seja uma das etapas mais trabalhosas e burocráticas no processo de adequação à LGPD, é a única forma de evitar que qualquer vazamento de dados provocado por um de seus fornecedores não se torne responsabilidade sua no futuro. Por isso, é essencial rever todos os contratos e garantir que seus parceiros também seguem a LGPD;

8. Organizar os documentos da empresa de acordo com a LGPD: para evitar dores de cabeça futuramente, é importante organizar os documentos e informações da sua empresa de acordo com as orientações da LGPD, descritas em lei;

9. Criar um canal de comunicação com seus usuários: invista na transparência e crie um canal para que seus clientes possam se comunicar com a empresa de maneira prática, seja para tirar dúvidas ou pedir a exclusão de seus dados; esse ponto é fundamental para reforçar a transparência da empresa;

10. Tomar medidas cabíveis em caso de crises: embora a LGPD diminua os riscos de um vazamento indevido de dados, eles ainda podem acontecer. Por isso, é importante ter uma equipe capaz de gerir a crise gerada por essa situação, capaz de contatar os usuários prejudicados até tomar as ações técnicas necessárias para minimizar os impactos do vazamento na empresa;

11. Investir no treinamento da equipe: é essencial que os gestores invistam no treinamento de seu time para que a legislação seja cumprida, pois existem mudanças e orientações que precisam ser reforçadas periodicamente;

12. Manter a empresa atualizada: embora seja importante traçar planos para o seu negócio, é preciso entender que tudo pode mudar a qualquer momento, seja por uma nova tendência, falha global ou até mesmo uma pandemia, como aconteceu recentemente. O mais importante é sempre monitorar o trabalho da empresa, pois a adequação à LGPD é um trabalho dinâmico e que necessita de ajustes constantes.

De maneira geral, a transformação digital das empresas é um processo ininterrupto e, cada vez mais, cresce o acúmulo de informações e dados pessoais dos clientes pelas empresas. Essa mudança só reforça a importância de investir na segurança de dados pessoais, ou seja, a necessidade de implementar a LGPD dentro dos diversos processos do seu negócio, garantindo transparência e credibilidade.

Existem passos imprescindíveis para o sucesso de uma empresa e a adequação à LGPD é só uma delas, para saber tudo o que sua empresa precisa para alcançar todos os objetivos sem tem problemas do meio do caminho, inscreva-se em nossa comunidade.

Abraços, 

Patricia / @paty_santini