Gestão para pequenas empresas: Organização e planejamento estratégico

Abrir o próprio negócio é um passo muito importante, mas também é fundamental saber como manter a empresa funcionando de forma saudável. Administrar um empreendimento engloba um conjunto de ações e estratégias para melhor utilizar recursos financeiros, estruturais e humanos. Seja em uma multinacional ou em um pequeno negócio familiar, o bom gerenciamento é a base do sucesso.

Segundo as estatísticas, a maioria dos negócios fecha entre o primeiro e o quinto ano de atividade. Para que esse não seja o seu caso, é importante conhecer e incorporar técnicas de gestão eficientes para o seu negócio. 

Tudo começa com organização 

Muitos empreendedores que começam com menos recursos acabam por sistematizar as atividades diárias da empresa de forma empírica e improvisada. Caderninhos, pastas, notas e documentos, quando não organizados e guardados de forma apropriada, podem acabar se tornando o verdadeiro caos na vida do empreendedor. 

Saber exatamente o que está fazendo, como, por que e com quem é fundamental para o bom andamento de qualquer firma, pois significa antever possíveis falhas, evitando prejuízos.

Por isso, é importante separar cada área administrativa dentro da empresa como financeiro, setor jurídico, gestão, comunicação, RH, entre outras áreas dependendo da estrutura organizacional. Assim, todas as informações estarão a mão quando forem necessárias, evitando equívocos, economizando tempo e dando mais agilidade no cotidiano da empresa. 

Cada coisa no seu lugar 

Uma situação muito frustrante dentro do escritório é procurar por algum papel importante e não o achar em lugar algum. Para isso não acontecer, comece por separar todos os documentos e registros de acordo com cada área dentro da empresa: Notas fiscais, documentos, contratos, recibos, guias de impostos, entre outros, devem estar armazenados em seus respectivos setores, evitando confusões e garantindo o andamento de todas as ações importantes dentro da firma. 

Digitalizar para agilizar

Uma ótima forma de manter tudo sob controle é investir na digitalização de documentos e ter uma cópia digital de cada item. Essa medida, além de ser uma salvaguarda no caso de perda ou destruição acidental de algum registro, também serve para agilizar negociações e ganhar tempo. 

Hoje em dia, é muito mais ágil e seguro enviar documentos por e-mail em alguma negociação para fechar uma venda mais rápido, ou então acelerar algum processo de documentação por via online. O e-mail também pode ser utilizado para a troca de informações entre os colaboradores da empresa, sendo uma forma de oficializar registros e fazer circular avisos e anotações importantes. 

As planilhas de Excel também são uma importante ferramenta na gestão do negócio. Elas organizam e ajudam a interpretar números, dados de estoque, listas de contatos, além de realizarem algumas operações matemáticas muito úteis na hora de fazer orçamentos ou até a contabilidade da empresa. Existe ainda a possibilidade de compartilhar as planilhas online entre os colaboradores da empresa, o que facilita muito o trabalho de todos. 

Considere contratar um contador

Alguns empreendedores erram ao acharem que precisam fazer tudo sozinhos para terem o controle absoluto da empresa. Mas eles não sabem que, na verdade, ter um contador permite um melhor controle financeiro para que o empreendedor tenha mais tempo para focar no negócio. A contabilidade profissional não substitui o controle financeiro de fluxo de caixa, mas é uma atividade complementar interessante. 

Ter a escrituração contábil permite ao empresário analisar a situação real do caixa da empresa ao considerar dados de capital de giro, capacidade de endividamento, se há impostos a pagar ou recuperar, entre outros dados. Além disso, é possível ver se algo passou despercebido pelo controle financeiro da empresa, como por exemplo uma conta que deixou de ser paga sem um motivo aparente. 

Manter os registros contábeis continuadamente também pode ajudar a resolver diversas questões jurídicas, pois esses registros são considerados como importantes provas judiciais e podem evitar muita dor de cabeça à empresa. Os registros contábeis também servirão de documentos nos processos de litígio entre sócios, nas dissoluções e na extinção de Pessoa Jurídica. 

Conhecimento e informação

Nunca subestime o poder da informação aliada ao conhecimento. O empreendedor deve estar atento às mudanças e acontecimentos do mundo ao seu redor, pois qualquer alteração de cenário pode vir a impactar o negócio. Por isso, saber coletar, guardar e interpretar informações dentro da empresa é fundamental para evitar surpresas desagradáveis. 

É muito importante que as informações sejam precisas e atualizadas. Dados como faturamento, volume de vendas, problemas em certas áreas, realidade de mercado, perfil do consumidor, e tudo o que afetar o seu negócio de alguma forma devem ser analisados com muita atenção. Tendo plena consciência da realidade do seu negócio fica mais fácil encarar o processo decisório que precisa ser feito. 

Planejamento Estratégico

Além de estar atento aos procedimentos de gestão, o empreendedor também deve aprender a fazer o planejamento da empresa. Todo planejamento deve ser bem detalhado, para que não haja dúvidas, possuir um sentido, objetivos definidos e um prazo determinado. Nele estarão desenhados todos os processos executivos, administrativos, financeiros, tecnológicos e humanos para que a ideia venha a tomar forma. 

O planejamento estratégico é uma ferramenta para elaborar a estratégia a longo prazo de uma organização. Em outras palavras, a empresa reconhece a sua situação atual e faz uma projeção para o futuro de como ela deseja estar daqui alguns anos. Essa visão de longo prazo prevê mudanças e outros planos estratégicos menores que devem ser colocados em ação para alcançar um objetivo maior. 

Mesmo focado no longo prazo, o planejamento estratégico pode ser revisto e atualizado sempre que for necessário. O ponto de partida de qualquer planejamento estratégico precisa primeiro identificar algumas características da empresa, como: personalidade e cultura da organização, elaboração da missão, visão e valores, objetivos, metas, definição dos planos de ação, análises de oportunidades, riscos, ameaças ao negócio, além de outros fatores externos a serem considerados.

Para iniciar o planejamento, o empreendedor deve se perguntar e responder colocando no papel o seguinte roteiro de perguntas:  

• Como surgiu a empresa?
• Qual é a nossa missão?
• Qual é a cultura e os comportamentos desejados dentro da organização?
• Quais são nossos valores?
• Onde estamos?
• Aonde queremos chegar, quais são os nossos objetivos?
• Como chegaremos lá?
• Quais são nossos pontos fortes e diferenciais?
• Quais são as deficiências e limitações da empresa?
• Quais são as circunstâncias dos nossos recursos financeiros, técnicos, humanos e de infraestrutura?
• Quais fatores externos podem nos influenciar positivamente ou negativamente?
• Existem oportunidades de negócio que poderíamos considerar?

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