Gestão das Pendências Internas e Externas em Projetos de Tecnologia

A gestão eficaz das pendências é um dos pilares fundamentais para o sucesso de qualquer projeto de tecnologia. Impedimentos, sejam eles internos ou externos, podem atrapalhar o fluxo de trabalho e comprometer prazos e a qualidade das entregas. Como um gerente de projetos ágil, vou compartilhar algumas estratégias essenciais para a gestão de pendências, baseando-me nas melhores práticas recomendadas e metodologias ágeis.

Identificando e Registrando Pendências

Pendências são inevitáveis em qualquer projeto, e identificar rapidamente essas questões é crucial. As pendências podem incluir:

• Falta de Acessos: Quando membros do time não têm as permissões necessárias para acessar sistemas ou informações.
• Integrações com Softwares Externos: APIs ou sistemas externos que ainda não estão disponíveis.
• Informações do Cliente: Detalhamentos ou dados que o cliente ainda não forneceu.

Ferramenta de Registro

Recomenda-se utilizar uma planilha ou ferramenta de gestão de projetos para registrar todas as pendências, com os seguintes campos:

• Descrição da Pendência: Detalhes do impedimento.
• Data de Identificação: Quando a pendência foi registrada.
• Status da Pendência: Aberta, em progresso, resolvida, etc.
• Responsável: Quem é responsável por resolver a pendência.
• Previsão de Solução: Data estimada para a resolução.
• Observações Gerais: Qualquer informação adicional relevante.

Monitoramento e Priorização

O monitoramento diário das pendências é essencial para garantir que nenhuma questão fique sem acompanhamento. As pendências devem ser priorizadas com base em:

• Tempo de Abertura: Quanto tempo a pendência está aberta.
• Impacto no Time: Quantas pessoas ou tarefas estão sendo bloqueadas por essa pendência.
• Dependências: Quantas outras atividades dependem da resolução dessa pendência.

Estratégias de Cobrança

Pendências Internas

Para pendências internas, a cobrança pode ser feita de diversas maneiras:

• Daily Stand-ups: As reuniões diárias são um excelente momento para identificar e cobrar pendências.
• Reuniões Semanais: Sessões mais detalhadas para discutir pendências e alinhar ações.
• Mensagens ou Verbalmente: Comunicação direta e frequente para resolver rapidamente os impedimentos.

Pendências Externas

Pendências que envolvem clientes ou fornecedores devem ser gerenciadas com uma comunicação documentada:

• E-mails: Registre todas as comunicações por e-mail, incluindo o cliente em cópia.
• Ligações e Mensagens: Embora menos formais, devem ser seguidas de um e-mail resumindo a conversa e confirmando acordos.

Se um fornecedor externo não responde após várias tentativas, o gerente de projetos deve:

1. Comunicar o Cliente: Informe a situação ao cliente e peça ajuda para cobrar o fornecedor.
2. Escalonamento: Caso necessário, escale a questão para níveis superiores dentro da organização do cliente ou do fornecedor.

Gerenciamento de Grandes Quantidades de Pendências

Quando a quantidade de pendências é tão grande que impede o avanço significativo do projeto, é essencial ajustar o foco do time:

• Redistribuição de Tarefas: Direcione o time para outras atividades que não dependem das pendências.
• Acompanhamento Contínuo: Monitore constantemente as pendências para que, assim que resolvidas, o time possa retomar as atividades prioritárias.

Validação das Soluções

Todas as pendências resolvidas devem ser validadas imediatamente para garantir que realmente foram solucionadas e não gerar novos problemas. Priorize a validação para que o fluxo do trabalho volte ao normal rapidamente.

Conclusão

A gestão das pendências, tanto internas quanto externas, é crucial para manter a eficiência e a produtividade de um projeto de tecnologia. Utilizando ferramentas adequadas, priorizando corretamente, e mantendo uma comunicação clara e documentada, um gerente de projetos pode minimizar os impactos negativos das pendências e garantir que o time consiga seguir com suas atividades até a conclusão do projeto.

Implementando essas práticas, não só melhoramos a gestão do projeto, mas também criamos um ambiente de trabalho mais organizado e focado, onde as soluções são encontradas rapidamente e os objetivos são alcançados de forma eficaz.