Gerenciando os Desafios dos Projetos: Tempos de Paz versus Tempos de Guerra

Dentro de um projeto, ao longo de seu desenvolvimento, encontramos os tempos de paz e os tempos de guerra. Os tempos de paz geralmente ocorrem no meio do projeto, quando a organização está estabelecida. Este é um momento em que a pressão diminui, os imprevistos são mais facilmente absorvidos e as mudanças são melhor aceitas. Além disso, se o cliente é mantido informado de forma regular, por exemplo, uma vez por semana, ele tende a aguardar a entrega sem grandes expectativas.

Quando um projeto está em uma fase de paz no início, podemos identificar dois motivos principais: a falta de grandes prioridades no projeto ou o gerente de projeto não está priorizando como deveria. No segundo caso, a ausência de ações específicas do gerente de projeto para estabelecer prioridades pode resultar em um progresso lento. Isso é particularmente crítico em projetos que envolvem a construção de sistemas a partir do zero, nos quais é vital envolver toda a equipe desde o início para garantir um bom andamento do projeto.

Se, ao final do projeto, nos encontramos em tempos de paz, isso pode ser atribuído a três razões principais: a demanda ou projeto não têm prioridade, o prazo acordado com o cliente foi excessivamente longo ou as atividades foram conduzidas sem grandes imprevistos ou mudanças.

No entanto, é comum que tanto o início quanto o final do projeto, e às vezes até mesmo o meio, sejam marcados por tempos de guerra. Vários fatores podem contribuir para isso, como atrasos causados por indefinições e falhas de comunicação, imprevistos, pendências não resolvidas, dependência de fornecedores terceirizados, planejamento inadequado, estimativas incorretas, perda de membros da equipe e problemas em outros projetos que afetam a disponibilidade da equipe.

Durante os tempos de guerra, é essencial que o gerente de projeto demonstre firmeza e energia para conduzir a equipe e garantir o máximo desempenho, visando a entrega dentro do prazo e a satisfação do cliente. Isso requer acompanhamento próximo das atividades, atualização frequente do status do projeto, realização de reuniões diárias, análise diária da evolução das atividades em comparação com o cronograma, comunicação frequente com o cliente e resolução rápida de pendências.

Além disso, os tempos de guerra demandam uma série de medidas, como antecipação de possíveis problemas, documentação frequente de pendências e dependências, monitoramento constante da produtividade, garantia de disponibilidade do pessoal-chave, entre outras ações, visando manter o projeto fluindo de forma eficiente e eficaz.

Considerando todas as possibilidades acima, é imperativo que o gerente de projeto esteja altamente consciente da urgência em garantir que os tempos de guerra sejam apenas uma fase transitória e que o projeto retome sua estabilidade dentro do cronograma planejado.