Terminar o mês com saldo negativo é algo assustador para qualquer empreendedor. No entanto, quando se trata de pequenas empresas, a questão se torna importante e não saber lidar com o fluxo de caixa negativo pode destruir um negócio.

Não basta conhecer a área e dominar os processos produtivos, se não for aliado à gestão estratégica e ao controle financeiro.

Uma solução para superar esses problemas é elaborar um plano de negócios claro, objetivo e, acima de tudo, realista. Além disso, deve fornecer uma direção clara em relação ao posicionamento de mercado, marketing, produção e afins.

Conheça abaixo alguns fatores que podem causar estragos no seu fluxo de caixa.

• Precificação inadequada

Definir preços adequados para seus produtos e serviços é o primeiro passo para conseguir aumentar sua margem de lucro. Não são raras as vezes em que o valor é alcançado considerando apenas o custo de produção, e isso é um erro. 

O cálculo de valor deve ser feito considerando todas as despesas envolvidas na manutenção de sua empresa como por exemplo, salário dos funcionários, contas de água e luz etc. Confira algumas dicas de como definir o preço.

• Falta de planejamento

O planejamento e a capacitação de pessoas são essenciais para que uma empresa se mantenha saudável. Entender de gestão é essencial para que um empreendedor consiga manejar adequadamente o seu negócio. 

Assim, investir em cursos de formação, assessoria e coaching empresarial podem ser alternativas que contribuem para que sua empresa não entre no saldo negativo.

• Falta de controle de gastos

Nesse ponto, é importante saber separar as finanças pessoais das despesas da empresa. Saber evitar gastos excessivos também é o X da questão. 

Para isso, é importante realizar revisões constantes na empresa, manter uma planilha com anotações de todos os gastos, facilitando na hora de enxugar o orçamento. 

Por exemplo, antes de cortar algum item, fazer a busca por outros fornecedores, sempre tentando negociar os valores e as quantidades.

Manter um sistema de gestão integrado, em sua pequena ou média empresa, pode ajudá-lo a encontrar essas informações e tomar essas decisões de maneira mais assertiva.

A única coisa que mantém uma empresa em condições de disputar território com seus concorrentes é a constante busca pelo novo, pelo melhor. E isso se dá com investimento em conhecimento e aperfeiçoamento.

• Endividamento

Muitas empresas, para que consigam manter suas atividades e um bom posicionamento no mercado, recorrem a empréstimos e financiamento. 

Automaticamente, essas empresas começam a ficar endividadas, isso, é claro, quando perdem o controle dos pagamentos a serem realizados, bem como se afogam nos juros desse empréstimo. 

Nesses casos, o ideal é que a empresa aposte em uma gestão financeira adequada, visando um melhor controle dos gastos geral do negócio. 

É preciso também evitar algumas escolhas e decisões que podem influenciar negativamente o fluxo de caixa da empresa. Conheça abaixo alguns deles:

5 erros mais comuns na hora de realizar o fluxo de caixa

Informações incorretas sobre o caixa podem impactar o desempenho da sua empresa. Por isso, procure o máximo evitar alguns erros que podem comprometer a saúde do seu negócio. Conheça alguns deles abaixo:

1) Não manter uma frequência de lançamento

Realizar os lançamentos em períodos quinzenais ou mensais é muito comum em pequenas e médias empresas. Entretanto, essa prática é muito arriscada e pode comprometer o desempenho e a saúde financeira da empresa.

Os lançamentos devem acontecer com a mesma frequência em que ocorrem as negociações e vendas. Por exemplo, se as vendas são diárias, o lançamento dos valores no fluxo de caixa deve ocorrer diariamente. Esse tipo de ação contribui para que os dados não sejam esquecidos.

2) Contar com um dinheiro que ainda não entrou

Como falamos acima, o fluxo de caixa é uma ferramenta muito útil para realizar previsões financeiras e, com isso, dimensionar algumas variáveis do negócio. Contudo, contar com recursos que ainda não entraram no caixa é muito perigoso.

Por exemplo, uma venda é realizada quatro vezes com a primeira parcela a ser paga pelo cliente após 30 dias. Ou seja, isso significa que o valor da primeira parcela irá entrar daqui a trinta dias e não que o montante foi vendido no mesmo dia. 

Esses pequenos detalhes podem fazer toda a diferença para que o empresário não conte com o dinheiro que ainda não recebeu.

3) Não categorizar os lançamentos

Divisões de custos devem ocorrer até mesmo em empresas de pequeno porte, por exemplo, diferenciar gastos fixos das variáveis, ou até mesmo criar categorias distintas para as receitas de venda de um produto que ocorreu na loja física ou na loja virtual.

É importante que o empreendedor tenha sempre em mente que, ao criar diversas categorias, a sua visão se expande e a gestão financeira fica mais prática e fácil. 

Além disso, manter um fluxo de caixa organizado colabora para que se tenha segurança na hora de tomar decisões importantes como: cortes de gastos específicos, investimentos e muito mais.

4) Não separar a conta pessoal da conta jurídica

Esse é um erro que está presente em diversas empresas, ainda mais quando se trata de novos negócios. Usar o caixa da empresa para cobrir despesas pessoais dos sócios é uma prática que pode ser muito nociva para a saúde financeira do empreendimento.

Entender que a conta jurídica é de uso exclusivo da empresa é o primeiro passo. Estabelecer um valor fixo para o pró labore e incluí-lo no planejamento mensal do fluxo de caixa pode evitar retiradas constantes e desnecessárias.

5) Previsões superestimadas

Ser otimista na hora de criar previsões é importante, mas é preciso tomar cuidado para não superestimar essas projeções e acabar comprometendo todo o planejamento.

Criar uma estratégia de análise baseada no histórico da empresa, fatores sazonais, dados do mercado e no acompanhamento diário do fluxo de caixa são algumas das premissas para se ter uma previsão financeira mais realista.

Agora que você já sabe dos erros que devem ser evitados, confira as dicas que melhoram o fluxo de caixa de sua empresa.

Dicas para melhorar o fluxo de caixa de sua empresa

Quando o fluxo de caixa da empresa está no vermelho, não adianta se desesperar. Infelizmente, existem situações que fogem do nosso controle e quando vemos, já estamos tendo que lidar com isso.

Agora, o ideal é saber analisar com cautela e tomar as melhores decisões para conseguir superar esse momento e voltar a respirar tranquilo com a saúde financeira do negócio.

Confira abaixo nossas dicas para melhorar o fluxo de caixa:

• Atualização e periodicidade

Para manter o controle de fluxo de caixa organizado, você pode optar por controlar o caixa diário, semanal ou mensalmente. Ou seja, toda e qualquer atividade precisa ser registrada.

É  importante nesse momento evitar períodos muito longos, pois nesses casos, o risco de perder o controle é grande.

• Identifique as operações

Uma maneira de fazer com que o fluxo de caixa seja objetivo, é separar as receitas das despesas por cores. É possível ainda separar as receitas e despesas que são periódicas, nesse caso fica fácil fazer previsões de recebimentos e pagamentos.

• Planejamento

Manter o fluxo de caixa organizado facilita a produção de projetos a médio e longo prazo. Ao saber como o dinheiro está sendo investido fica mais fácil avaliar o panorama e prever eventuais necessidades financeiras. Com a projeção de ganhos e gastos, a escolha das atividades torna-se automática.

• Crie centros de lucro/custo

Como apontado acima, você pode usar infográficos, tabelas ou imagens, separando os blocos de projetos que têm o melhor custo/benefício, daqueles que não têm ou precisam ser repensados para gerar mais lucro. O importante é entender o funcionamento de seu negócio.

• Invista em um software de gestão

Há diferentes modos de organizar o fluxo de caixa: planilhas, programas e até em um simples caderno. 

Porém, o mais indicado é manter um sistema online especializado para controlar o fluxo de caixa. Isso porque com um software de gestão, as informações serão atualizadas de modo automático, facilitando o controle.

A empresa pode ainda contar com a assistência especializada para eventuais dúvidas, otimizando todo o processo.