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Ferramentas digitais: primeiros passos para implementação na sua empresa
Atualmente, estamos muito acostumados a conviver com ferramentas digitais no nosso cotidiano, como o aplicativo do banco e a troca de mensagens pelo WhatsApp, seja para fins pessoais ou profissionais.
Além disso, depois da pandemia de Covid-19, as videoconferências vieram para ficar no mundo corporativo, seguidos de diversos outros recursos que facilitam a organização de demandas e a comunicação interna nas empresas.
No entanto, o processo de digitalização dos negócios pode ser algo mais complicado, pois exige um cuidado ao aliar a imagem e a missão da empresa aos recursos digitais. A boa notícia é que existem algumas estratégias para facilitar a implementação da transformação digital na sua empresa.
A seguir, você vai descobrir como encontrar uma ferramenta no mercado que atenda a sua necessidade, como se preparar e planejar uma implantação e quais são os prós e o que podem acontecer durante a migração para o digital.
TRANSFORMAÇÃO DIGITAL NAS EMPRESAS: CASES DE SUCESSO
Através da transformação digital, a Amazon se transformou em uma livraria que entregava livros por correio para uma organização pioneira global, dona de um faturamento anual de U$72 bilhões. O sucesso da empresa se deve ao uso de diversas inovações tecnológicas para ganhar vantagens competitivas e superar suas concorrentes no desempenho de seus serviços.
A Nubank também é uma prova de que a digitalização de empresas é extremamente rentável e positiva. A empresa de tecnologia financeira, mais conhecida como FinTech, nasceu para revolucionar o setor bancário, reduzindo a burocracia envolvendo agências bancárias.
Embora a Nubank já tenha começado digitalizada e, portanto, tenha dispensado uma transição para o digital, a FinTech está provocando esse movimento nos demais bancos, que correm para aderir ao novo modelo.
TRANSFORMAÇÃO DIGITAL: VANTAGENS
No Brasil, cerca de 80% das empresas brasileiras já investem na digitalização de inúmeros processos relacionados à operação e gestão, segundo a Varitus Brasil. No entanto, esse processo vai muito além de atender pelo WhatsApp ou divulgar sua empresa nas redes sociais.
De maneira simples, a transformação digital está relacionada ao uso de tecnologias para facilitar os processos dentro das empresas, como internet das coisas (IoT), conectividade, análise de Big Data, inteligência artificial ou cloud computing.
A transformação digital nas empresas também pode ajudar na substituição de procedimentos físicos, como papéis, carimbos, assinaturas convencionais e trâmites demorados e sujeitos a erros. A ideia é utilizar a tecnologia para promover soluções digitais, rápidas, limpas, precisas e econômicas.
As principais vantagens da transformação digital para as empresas são:
- Ampliar a disseminação da informação e dinamizar a análise de documentos, reduzindo o tempo de tramitação;
- Reduzir custos relacionados à duplicidade, reprografia e extravio de documentos;
- Agilizar o envio da informação ao usuário final;
- Agilizar o atendimento e padronização no cadastramento de informações;
- Economizar com a redução de tempo de resposta para auditorias e pesquisas;
- Diminuir tempo gasto para acessar documentos e para eliminar gastos com espaços físicos, mobiliário e equipamentos para arquivamento;
- Acelerar práticas sustentáveis na empresa, eliminando o uso de papéis e outros recursos;
- Melhorar a experiência dos clientes nos momentos de compra e demais acordos burocráticos.
COMO IMPLEMENTAR A TRANSFORMAÇÃO DIGITAL?
Os primeiros passos para implementar a transformação digital na sua empresa são:
- Fazer um diagnóstico das necessidades da sua organização;
- Definir prioridades e faça um cronograma de investimento e implementação;
Primeiramente, é preciso identificar, em cada departamento, os processos mais críticos, ou seja, que tomam mais tempo, mobilizam mais colaboradores para fazê-los e que estão mais sujeitos a erros, portanto, exigem maior acompanhamento.
Nesse sentido, é importante entender que a transformação digital deve começar pelo setor mais crítico, embora seja um processo global, que deve atingir todos os setores da empresa. Por isso, é importante definir prioridades e fazer um cronograma de investimento e implementação, para não gerar colapsos no fluxo de trabalho.
TRANSFORMAÇÃO DIGITAL: POSSÍVEIS PROBLEMAS
Durante o processo de digitalização da sua empresa, é preciso garantir dois aspectos:
- Treinamento e suporte para todos os envolvidos;
- Monitorar o processo, pois é preciso aferir os resultados e corrigir os rumos do planejamento, caso algo saia do planejado
- Investimento financeiro e de capital humano;
No momento da escolha dos fornecedores de soluções digitais para a sua empresa, é preciso considerar aquelas que fornecem não apenas a ferramenta, como um emissor de documentos fiscais ou um sistema de armazenamento em nuvem, mas que também incluem no pacote o devido treinamento para cada setor da sua organização.
Além de fornecer o treinamento para seus colaboradores, é importante buscar fornecedores digitais que garantam suporte eficiente, descomplicado e disponível para seus colaboradores consultarem e solucionarem as demandas do dia a dia.
Em relação ao acompanhamento do processo, é importante compreender que a digitalização de uma empresa exige não apenas investimento de capital financeiro, mas também de capital humano, pois é preciso adaptar e mensurar os resultados, setor por setor.
É preciso comparar os resultados antes e depois das inovações, analisar criticamente os dados e não hesitar em corrigir rumos, caso seja preciso buscar novos fornecedores ou investir em um novo treinamento para seus colaboradores.
COMO ENCONTRAR UMA FERRAMENTA NO MERCADO QUE ATENDA A NECESSIDADE
As soluções digitais podem te ajudar a otimizar diversos setores, como o atendimento ao cliente, geração de pedidos e ordens de serviço, controles de produção, pré e pós venda, controle de estoques e de remessa de produtos, gestão de entregas ou retiradas de mercadorias, faturamento, contabilidade e controle de pessoal.
Nesse sentido, as principais ferramentas digitais que podem ser utilizadas no seu negócio são:
- Emissor de documentos fiscais;
- Certificado Digital;
- Controle de fluxo de caixa;
- Armazenamento em Nuvem;
- Sistema de cálculo de tributação;
- Gerador de relatórios diversos;
- Sistemas de CRM;
- Aplicativo de gestão de entregas/retiradas de mercadorias;
- Sistema de GED Gestão Eletrônica de Documentos;
- Meios de pagamento eletrônico, entre outros.
A principal forma de escolher as melhores ferramentas digitais para sua empresa é pensar no cliente, que é o foco dessa mudança.
Embora muitas pessoas considerem a transformação digital como uma simples implantação de software, ela deve ser um processo que possa melhorar seu produto ou elevar a experiência do cliente ao adquiri-lo? As novas soluções digitais poderão entregar mais rápido? Oferecer um preço melhor? Trazer mais agilidade ao apresentar as novidades ao mercado?
No final das contas, não se preocupe. As mudanças são, certamente, unidirecionais: após digitalizar processos, nunca mais você vai querer voltar ao que era antes.
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