Faça um catálogo de fornecedores para facilitar suas compras

Diante da competitividade do mercado de trabalho, as empresas buscam, cada vez mais, otimizar os seus processos a fim de produzir mais em menos tempo.

Por essa razão, promovem práticas para automatizar e facilitar a execução de algumas tarefas. Geralmente, a equipe que é responsável pela gestão de compras da organização tem como objetivo principal, economizar sem perder a qualidade do produto ou serviço.

Pensando nisso, muitas empresas estão optando pela criação do catálogo de fornecedores. Com ele, podemos montar uma rede com os melhores contatos para conseguir futuras negociações e facilitar o processo de compra.

A fim de entendermos o que é e para que serve o catálogo de fornecedores, no decorrer deste artigo, vamos apresentar algumas informações sobre esse recurso. 

Aprendendo sobre o catálogo de fornecedores

O catálogo de fornecedores é um documento que contém todos os contatos das empresas qualificadas, as quais podemos negociar contratos com segurança, bom preço e agilidade.

Para entender melhor, podemos compará-lo com uma agenda, porém, com o avanço da tecnologia e das ferramentas tecnológicas, os catálogos, atualmente, são digitais e possuem o cadastro completo e as características de cada fornecedor.

O modelo do catálogo de fornecedores pode variar de empresa para empresa, contendo os dados que cada uma julgar necessário ter arquivado.

No entanto, existem algumas informações padrão que podemos encontrar como:

• Nome da empresa;
• CNPJ;
• Categoria do produto vendido;
• Tabelas de preços;
• Detalhamentos dos pedidos negociados;
• Nome;
• Telefone;
• E-mail do fornecedor;
• Quantidade de compras realizadas, entre outras opções.

Com essa relação, a empresa consegue ter dados baseados nas experiências com cada fornecedor e, assim, ter um histórico dos melhores parceiros empenhados em atender as necessidades da instituição.

Então, conforme as negociações vão sendo concretizadas, todas as informações relevantes podem ser adicionadas no catálogo, evitando, dessa forma, que a equipe fique checando o fornecedor inúmeras vezes nas análises de compliance e homologação, por exemplo.

Vale ressaltar que dados de uma experiência negativa também podem ser registrados nesse documento. Dessa forma, o time já estará ciente sobre a postura de condução de um determinado fornecedor, evitando, assim, um possível contato. 

Funcionalidade do catálogo de fornecedores

Dentre as inúmeras tarefas executadas pelo setor de compras, a criação do catálogo de fornecedores é uma delas. Esse documento contribui para que uma parte do setor de gestão de compras fique mais organizada, facilitando as pesquisas dentro de uma base de dados.

Inclusive, a procura por um determinado fornecedor se torna ainda mais rápida se o sistema do catálogo disponibilizar o recurso de filtrar. Dessa forma, podemos definir os critérios que queremos visualizar que o resultado da pesquisa será mostrado em questão de segundos.

Além disso, essa ferramenta auxilia na negociação dos pedidos de estoque, ou de compra de matéria-prima, por exemplo. Sendo assim, o catálogo de endereço pode influenciar positivamente no planejamento e estratégias de compras.

Outro benefício de possuir o catálogo é que fica fácil negociar descontos com o parceiro, isso porque, a equipe de vendas terá acesso às informações de preços de outros fornecedores.

Certamente, criar uma lista com as informações de todos os fornecedores com os quais a empresa já negociou, não é uma tarefa muito fácil. No entanto, com a infinita variedade de ferramentas e recursos digitais, manter o catálogo atualizado ficou muito mais prático.

Isso porque, atualmente, os sistemas mais modernos possuem servidores hospedados na nuvem, o que permite que os dados fiquem seguros. Além disso, com o armazenamento em nuvem, é possível acessar o documento de diferentes dispositivos.

Sem contar que vários membros da equipe podem acessá-lo, simultaneamente, em tempo real, desde que tenham permissão. 

Vantagens do catálogo de fornecedores no processo de compras

Para que as empresas possam produzir e entregar produtos com qualidade e rapidez, é necessário atentar-se à qualificação e comprometimento dos fornecedores. Até aqui, vimos a importância de o setor de compras possuir esse documento.

Vamos conhecer outras vantagens em relação à utilização dessa ferramenta nas organizações.

Aprimorar o processo de compras habituais

Dependendo do ramo em que a empresa atua, algumas demandas não mudam e isso faz com que um mesmo pedido seja feito inúmeras vezes. Neste caso, o catálogo de fornecedores visa otimizar esse processo e evitar que a equipe tenha que avaliar preços, negociar quantidade, entre outras ações.

Diante deste cenário, o setor de compras apenas revisa, como foi feito o último pedido e se não tiver nenhuma alteração, irá encaminhá-lo. 

Buscar novos fornecedores

A inovação é a chave de todo negócio, e fomentar a rede de fornecedores é uma tarefa que deve ser feita periodicamente.

Então, com uma rede de parceiros já definida, a equipe de compras tem mais tempo para pesquisar e procurar outros fornecedores que atuem no ramo da empresa.

Aqui, vale a pena ressaltar que, às vezes, os próprios fornecedores entram em contato com a empresa oferecendo os produtos e serviços.

Diante dessas informações, ficou claro que, criar um catálogo de fornecedores que contribua para a otimização do processo de compra, certamente, trará ótimos resultados para o negócio todo.

E como está o catálogo da sua empresa?