Dicas Iniciais para um Fluxo Eficiente de Recebimento de Novos Projetos ou Demandas

Receber um novo projeto ou demanda é o ponto de partida para grandes conquistas, mas também pode ser um momento desafiador que demanda organização e planejamento adequados. Como gerente de projetos ágil, é essencial seguir algumas diretrizes para garantir que o processo de início seja suave e eficiente. Aqui estão algumas dicas para começar com o pé direito:

Análise Preliminar:

• Identifique quem solicitou o projeto e as partes interessadas envolvidas.
• Entenda as expectativas de entrega do solicitante e esteja preparado para ajustar o escopo, se necessário.
• Reúna todos os documentos e informações relevantes, como escopos, briefings e estimativas de esforço.

Reunião de Kick-off:

• Realize uma reunião de kick-off com o cliente ou solicitante para alinhar expectativas, definir prazos e esclarecer dúvidas.
• Discuta a forma de trabalho, incluindo frequência de reuniões e comunicação, além de integrações com outros fornecedores, se aplicável.

Montagem da Equipe:

• Defina o time interno que trabalhará no projeto, levando em consideração as habilidades necessárias e a disponibilidade.
• Execute reuniões com os canais de solicitação de demandas e o time comercial para estimar e dimensionar o trabalho, evitando sobrecargas desnecessárias.

Reunião Interna de Início:

• Realize uma reunião interna para oficializar o início do projeto na empresa.
• Verifique aspectos técnicos, como repositório central, testes unitários, integrações e estrutura do banco de dados.
• Garanta a preparação do ambiente de desenvolvimento e a disponibilidade de recursos necessários, como acesso a ferramentas e identidade visual do projeto.

Provisionamento de Ambientes e Infraestrutura:

• Solicite ao time de infraestrutura ou devOPS a criação dos ambientes de teste, homologação e produção.
• Automatize os pipelines de desenvolvimento para agilizar o processo e garantir a consistência do ambiente.

Passagem de Conhecimento e Inicialização do Projeto:

• Abra tarefas conforme o escopo é aprovado e realize reuniões de passagem de conhecimento para garantir a compreensão e priorização das atividades.
• Inicie o projeto com uma estrutura básica, deixando-a pronta para a entrada do restante do time.

Comunicação e Acompanhamento:

• Mantenha uma comunicação constante com o cliente ou solicitante, fornecendo atualizações regulares sobre o progresso do projeto.
• Esteja preparado para ajustar o plano conforme necessário e resolva quaisquer problemas ou obstáculos que surjam durante o processo.

Monitoramento da Produtividade:

• Utilize sistemas de apontamento de horas para medir o tempo de execução das atividades do time.
• Estabeleça referências de produtividade e classifique o time conforme o nível de senioridade para comparar e identificar áreas de melhoria.
• Ofereça feedback regularmente para motivar a equipe e garantir o alinhamento com as expectativas de produtividade.

Priorização e Planejamento:

• Priorize as atividades do projeto com base na urgência, impacto e esforço necessário.
• Planeje o trabalho do time de forma a garantir a execução eficiente das tarefas, evitando sobrecargas e desperdício de recursos.

Melhoria Contínua:

• Busque constantemente maneiras de aprimorar o processo de recebimento de novos projetos, identificando pontos de falha e implementando melhorias.
• Promova uma cultura de aprendizado e colaboração, incentivando o compartilhamento de conhecimento e a busca por excelência.

Seguindo essas dicas e prestando atenção aos detalhes desde o início, você estará preparado para enfrentar os desafios do recebimento de novos projetos ou demandas com confiança e eficiência. Lembre-se sempre de adaptar essas diretrizes à sua realidade específica e ao contexto do projeto em questão, garantindo que cada etapa seja realizada com excelência e foco no sucesso do projeto.