Dez passos para organizar as finanças da sua empresa

Todos sabem que a área financeira é um pilar estrutural nas empresas. Isto significa que as demais áreas interagem diretamente com aspectos financeiros e dependem de seus números para dar andamento às estratégias de melhorias e crescimento.

Assim, é preciso que se tenha método, organização e disciplina para colocar o financeiro em posição de auxiliar os sócios nas tomadas de melhores decisões. Inicialmente parece não ser isso uma tarefa fácil, desse modo, com o tempo criam-se hábitos positivos que irão beneficiar a todos.

Abaixo listamos 10 (dez) passos que podem ser implantados nos departamentos financeiros com êxito e no curto prazo:

1- Tenha uma pessoa de confiança e discreta para cuidar do Financeiro:

Elementos essenciais de virtudes, pois ela será a responsável por lidar com a folha de pagamento, retiradas dos sócios e investimentos da empresa.

 

2- Não misture as contas pessoais dos sócios com as da empresa:

As contas pessoais devem ser pagas com o dinheiro do pró-labore ou as retiradas dos sócios. É importante jamais misturar as contas, pois serão perdidas informações importantes do desempenho operacional econômico e financeiro da empresa.

 

3- Saiba com precisão as datas de pagamentos das principais despesas:

Estas são a folha de pagamento, impostos e aluguel, na maioria dos casos. Há empresas que tem financiamentos e outras despesas importantes, mas em suma são as citadas acima.

 

4- Tenha um Financeiro eficiente na cobrança de receitas:

Jamais desdenhe uma cobrança, por menor que seja. Os reembolsos devem ser fechados dentro do próprio mês em que ocorrerem para que no extrato bancário sejam identificados e conciliados rapidamente. Evite ao máximo fazer as cobranças de reembolsos em outros meses.

 

5- Faça reuniões semanais com os sócios e o Financeiro:

A disciplina é importante para identificar as oportunidades de melhorias nas contas de despesas e receitas e aplicar o senso de monitoramento efetivo da hierarquia da empresa. Muitas vezes pode-se classificar equivocadamente as contas e isto pode gerar uma distorção na visão geral do financeiro e até induzir a decisões erradas.

 

6- Aprenda a ler os relatórios de fluxo de caixa e DRE (demonstrativo de resultado do exercício) Gerencial:

Este é um conhecimento importante que todos os sócios precisam aprender. Basta ter o saldo inicial, as receitas, as despesas e o saldo final distribuídos em períodos de dias ou semanas para que se possa identificar e projetar com precisão as entradas e saídas de dinheiro da empresa. Este é o fluxo de caixa. Já o DRE serve para demonstrar o desempenho em termos de lucro ou prejuízo. E servirá também para as provisões de fundos de reserva para emergências ou manutenções e bônus de produtividade.

 

7- Aprenda a identificar nas contas oportunidades de aumento das receitas:

Muitas vezes a classificação correta e disciplinada do plano de contas opera milagres. Sabendo quais receitas são maiores e menores consegue-se melhorá-las com algumas ações direcionadas.

 

8- Aprenda a identificar nas contas oportunidades de redução de custos ou otimização de alguma atividade:

Este item tem relação com o quinto passo. Muitas vezes, uma olhar atento em algumas contas e a comparação com meses anteriores pode auxiliar muito em decisões de redução de despesas.

Por exemplo: pode-se ter uma internet melhor e mais barata? Pode-se reduzir no plano de celular para os sócios e alguns funcionários externos? Consegue-se colocar filtros de água corrente ao invés de gastar com galões de água? Os planos de toner e impressora podem ser otimizados? Observe também, de acordo com o seu fluxo, outros pontos a serem melhorados.

 

9- Coloque o Resultado / Lucro como indicador principal:

Muitas vezes olha-se apenas as receitas ou as despesas de forma isolada. Isto pode gerar uma distorção da realidade. Sempre olhe para as receitas e desconte as despesas. Desta forma se terá a real dimensão da eficiência financeira empresarial.

 

10- Aprenda a fazer os fundos de reserva:

Este é um dos elementos mais importantes para uma gestão sustentável e de longo prazo. Caso possa, faça os fundos de reserva para investimentos futuros, marketing e bônus de produtividade dos funcionários.

 

É importante notar que com três elementos de gestão se consegue realizar todos estes dez passos com bom êxito: organização, disciplina e acompanhamento. Este último é de suma importância para criar o hábito de monitorar o que está sendo feito. Isto imprime segurança aos processos e facilita as rotinas financeiras como um todo.

Seguindo com estes dez 10 passos, conseguirá vislumbrar melhores resultados e colocarão a empresa em posição de destaque em um curto espaço de tempo. Experimente e confira!