Criação e Acompanhamento do Cronograma de Projetos Considerando Imprevistos

A criação e o acompanhamento de cronogramas são atividades fundamentais para o sucesso de projetos em qualquer organização, especialmente em ambientes de tecnologia. Como um gerente de projetos, compartilho aqui práticas eficazes para elaborar e gerenciar cronogramas de projetos, levando em conta os inevitáveis imprevistos.

Definindo Macro Atividades e Estimativas de Tempo

Um cronograma robusto começa com a identificação das macro atividades e a definição das datas de início e término para cada uma delas. Este processo deve ser colaborativo, envolvendo o time que executará as atividades para garantir estimativas realistas. As macro atividades, como o desenvolvimento, testes e implantação, devem ser claramente delineadas e ter prazos que reflitam a complexidade e o esforço necessário para a conclusão.

Considerando Dependências, Pendências e Riscos

Cada cronograma deve integrar dependências, pendências e riscos de forma explícita. Para atividades críticas que podem travar o progresso do projeto, essas dependências devem ser tratadas como macro atividades com tempo máximo alocado para sua resolução. Este planejamento preventivo ajuda a mitigar riscos que poderiam causar atrasos significativos.

No contexto das metodologias ágeis, é essencial prever entregas parciais. Essas entregas devem incluir tempo para liberação de versões e testes, garantindo que cada iteração seja funcional e livre de defeitos.

Adicionando Margem para Imprevistos

Baseado no histórico de projetos e no conhecimento do time, é prudente adicionar uma margem de segurança ao cronograma. Dias adicionais devem ser incorporados para absorver possíveis imprevistos sem a necessidade de reajustes imediatos. Esta prática permite uma maior flexibilidade e resiliência no planejamento.

Revisão das Estimativas

As estimativas fornecidas pelo time devem ser revisadas minuciosamente. É comum que alguns elementos, como dependências ocultas, possam não ser considerados inicialmente. O gerente de projetos deve garantir que todas as variáveis relevantes sejam incluídas para evitar falhas na previsão de prazos.

Definição de Cronogramas em Projetos com Escopo Indefinido

Em situações onde o cliente solicita um cronograma antes do detalhamento completo do escopo, é crucial comunicar os riscos associados a essa abordagem. O cronograma deve ser apresentado com ressalvas, indicando que ajustes serão necessários à medida que o escopo se torna mais claro. 

Quando o escopo é incerto, algumas estratégias úteis incluem:

• Confeccionar Cronogramas Baseados em Informações Superficiais: Mesmo com dados preliminares, um cronograma inicial pode ser esboçado, sempre alertando o cliente sobre os riscos de ajustes futuros.
• Cronograma da Primeira Etapa de Análise: Incluir exigências de disponibilidade do cliente, terceiros, e dias reservados para aprovação de documentos. Incorporar dias de risco devido à escrita do escopo detalhado.

Tempo de Homologação

O tempo de homologação, dependente totalmente do cliente, não deve ser rigidamente incluído no cronograma. Caso o cliente insista, deve-se alinhar um tempo sugerido pelo próprio cliente, evitando compromissos com datas de entrega em produção devido a ajustes e defeitos potenciais.

Comunicação Frequente com o Cliente

Após o envio do cronograma ao cliente, manter uma comunicação constante é essencial. Relatórios frequentes de progresso mantêm o cliente informado e ajudam a alinhar expectativas. Esse envolvimento contínuo facilita a aceitação de ajustes nas datas de entrega.

Entendimento das Regras de Negócio

O gerente de projetos deve possuir um conhecimento intermediário das regras de negócio para funcionalidades críticas, especialmente aquelas estimadas para levar mais de três dias de desenvolvimento. Esta compreensão permite uma melhor avaliação dos impactos de qualquer alteração no cronograma.

Gerenciamento de Pendências e Dependências Externas

Ao gerenciar pendências que envolvem clientes ou fornecedores externos, é vital documentar todas as comunicações e alertar sobre os riscos de ajustes no cronograma. Essa transparência mantém todos os stakeholders cientes e preparados para possíveis alterações.

Exemplo de Atividades Macro em um Cronograma de Software

Para ilustrar, um cronograma típico de desenvolvimento de software pode incluir as seguintes macro atividades:

1. Detalhamento de Escopo
2. Aprovação do Escopo
3. Protótipo
4. Aprovação do Protótipo
5. Desenvolvimento
6. Testes
7. Correção de Defeitos
8. Implantação

Essas etapas podem ser subdivididas conforme necessário para refletir melhor as complexidades e riscos envolvidos.

Conclusão

A criação e acompanhamento de cronogramas de projetos são atividades que demandam precisão, flexibilidade e uma visão estratégica. Incorporar margens para imprevistos, revisar estimativas, e manter uma comunicação aberta com o cliente são práticas que aumentam significativamente as chances de sucesso do projeto. Como gerentes de projetos ágeis, devemos sempre estar preparados para ajustar nossos planos, garantindo que nossos cronogramas reflitam a realidade dinâmica dos projetos de tecnologia.