Controles internos para otimização de resultados

Quando o empreendedor idealiza o negócio tem na sua cabeça tudo que deseja desse novo empreendimento. Muitas vezes é um sonho antigo ou a visão de uma oportunidade boa de investimento, mas para tirar a ideia da imaginação precisa de fazer um planejamento que analisará vários fatores, incluindo a viabilidade do negócio. Depois da empresa montada o planejamento precisa continuar presente embasando as decisões com foco no atingimento de metas e objetivos.

Nesse momento entra o controle interno, pois para os objetivos serem atingidos todos os envolvidos precisam estar na mesma página, ou seja, todos precisam saber o que fazer e como fazer e para isso regras e procedimentos são necessários, quantas vezes os empresários se veem desesperados porque um colaborador chave se desligou da empresa levando consigo todo o conhecimento da função e treinar novo colaborador se torna difícil sem um conjunto de atividades a serem desenvolvidas.

O controle interno vai unir toda a entidade para atingimento dos objetivos traçando rotinas, planos, métodos de forma confiável e eficiente. Como já dizia o gato no filme Alice no pais das maravilhas quem não sabe para onde vai qualquer caminho serve e é exatamente isso que acontece com empresas que não planejam e não tem controle, porque no meio do caminho podem fazer escolhas erradas que comprometam todo o negócio. Cada setor e funcionário da empresa tem papel importante no contexto geral, saber o que fazer e como fazer evita erros e até mesmo fraudes.

Alguns problemas que ocorrem quando não se tem controle interno:

 Falta de controle do estoque:

• Pode ser vendido produto que não tem na empresa gerando insatisfação do cliente;
• Com a desorganização pode ser comprado item que já tinha em estoque;
• Algum funcionário pode furtar mercadorias sabendo que não será pego;
• A venda pode ser feita e o dinheiro ser extraviado;
• Precisar comprar mais caro pela urgência por ter acabado o item sem o conhecimento do responsável pelas compras;

Falta de controle financeiro:

• Contas podem ser pagas com atraso o que gera juros;
• Pode ocorrer também extravio de dinheiro;
• Se for uma empresa familiar os integrantes podem pegar dinheiro do caixa sem autorização prejudicando o pagamento de contas ou o próprio fechamento de caixa;

Falta de controle da produção:

• Pode faltar matéria-prima essencial para produção de encomenda, o que gera atraso e insatisfação do cliente;
• Pode ter funcionário obsoleto por não saber o que fazer ou por não ter o acompanhamento de um superior;
• Comprar em excesso por não ter previsão de venda ou quantidade a ser utilizada em produtos.    

Todas essas situações geram prejuízo financeiro, atrasos nos trabalhos porque ter que ficar apagando incêndio o tempo todo é complicado e ainda podem gerar insatisfação nos clientes.

Oportunidades que podem ser perdidas por falta de controle e planejamento:

• Deixar de investir em novo produto por não conhecer as tendências do mercado e as capacidades da empresa;
• Manter produto que dá prejuízo e rouba lucratividade de outros;
• Manter funcionário sem treinamento e pouco produtivo;
• Perder bons funcionários por vários motivos.

Dicas para manter um controle interno:

• Montar cronogramas de atividades;
• Fazer manual de procedimentos de cada função;
• Interligar os setores;
• Designar uma pessoa para fazer a análise dos controles internos, esse profissional em empresas maiores chama-se auditor interno, mas qualquer funcionário que tenha visão sistêmica pode desempenhar a função e até mesmo o próprio empreendedor pode fazer esse monitoramento.

O importante é saber onde está e onde quer chegar, fazendo planejamentos, montando estratégias e monitorando todos os setores afim de melhorar processos que reduzem custos e consequentemente gera satisfação nos clientes.

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