Controle Financeiro - Como manter constância?

O registro e o controle das informações financeiras geradas pelas atividades empresariais são de fundamental importância para se analisar o desempenho da empresa e para o planejamento de novas situações.

As informações controladas de forma sistematizada, proporcionam ao empresário a oportunidade de responder uma série de perguntas, das quais destacam-se:

• Qual é o lucro líquido apresentado mensalmente pela empresa? 
• A empresa está enriquecendo ou empobrecendo?
• Qual é a rentabilidade da empresa?
• A empresa é econômica e financeiramente viável?
• Qual a estrutura de capital de giro existente na empresa?
• Qual é a necessidade mínima de capital de giro existente?

Os controles financeiros atualizados e conciliados respondem, a qualquer tempo, as perguntas apresentadas. Também permitem a construção de indicadores de avaliação, imprescindíveis para a perfeita gestão financeira.

A gestão financeira apresenta-se dividida em três áreas distintas, as quais fornecem informações financeiras, econômicas e patrimoniais.

A área financeira está diretamente relacionada ao caixa.

É o controle das disponibilidades da empresa. É onde se verifica se a empresa possui ou não dinheiro em caixa ou se terá, ao longo de um determinado período, dinheiro para fazer frente a seus compromissos diários.

A sobra de dinheiro não significa que a empresa está apresentando lucro ou que é totalmente viável.

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A área econômica é representada pelos resultados apresentados. É onde se verifica a existência de lucros e a sua magnitude. A apresentação de lucros não significa que a empresa está bem financeiramente. 

Assim, uma empresa poderá apresentar uma situação econômica positiva (lucro) e uma situação financeira negativa (falta de dinheiro). Também poderá apresentar uma situação econômica negativa (prejuízo) e uma situação financeira positiva (sobra de dinheiro).

Por fim, a área patrimonial indica se a empresa está enriquecendo ou empobrecendo. Uma empresa, somente enriquece se apresentar lucros e se estiver bem, financeiramente.

Com essa condição os bens e os direitos da empresa apresentarão valores superiores aos compromissos e obrigações existentes.

Essas áreas representam a estrutura necessária para a correta gestão financeira da empresa.

A análise do desempenho, o planejamento de novas situações ou a tomada de decisões, somente poderá ser levada a efeito, depois de analisar as três áreas apresentadas. Decisões sem análises dessas bases levarão a ações mal sucedidas.

A pratica de avaliar periodicamente (o mês, por exemplo) a empresa, como já comentado anteriormente, permite o planejamento de novas situações. Como exemplo de novas situações pode ser citado:

• A correção de rumos em caso de falta de dinheiro, de prejuízo ou de sinais de empobrecimento;
• O planejamento de investimentos ou;
• O desenvolvimento de estratégias para melhorias dos resultados.

Desta forma, destaca-se a importância de se manter a constância no registro das informações financeiras.

Constância é a manutenção da estabilidade funcional ou o cumprimento de procedimentos regulares, sem alterações no desenvolvimento de tarefas, na busca de um determinado objetivo.

Como o principal objetivo dos controles é a correta gestão financeira, ter constância é ter persistência. É insistir nos controles com o objetivo de avaliar mensalmente o desempenho da empresa.

Para manter a constância nos registros financeiros será necessário descrever e mapear os principais processos financeiros da empresa. É a definição dos passos e tarefas, seguindo uma sequência de medidas adequadas e padronizadas. Esse instrumento é essencial para oficializar e transmitir o que deve ser feito, de que maneira, quando e por quem.

Quando se trata-se de Micro e Pequenas Empresas, onde, na maioria dos casos, o responsável pelo departamento financeiro é o próprio sócio, para manter a constância nos registros financeiros será necessário:

• Criar rotinas de tarefas;
• Definir horários para se dedicar ao registro sistematizado de entradas e saídas;
• Ser disciplinado diariamente;
• Comprometimento;
• Ter objetivos claros.

A constância nos controles deve ser entendida como um fator motivacional para que se atinja um objetivo ou uma meta planejada. E qual foi o objetivo de constituir a empresa? De forma simples e genérica, com certeza, o principal objetivo, foi para obter resultados positivos (lucros). Em outras palavras, para ter ganhos maiores.

E, se o empresário não sabe de quanto é o seu lucro, como fazer para melhorá-lo e ter maiores ganhos?

Assim, diante da importância de se manter a constância nos controles financeiros destaca-se que empresas que controlam, apresentam maiores chances de crescer e tornarem-se perenes.

Conte-nos sua experiência com o controle e como você o realiza em seu dia a dia?