Comunicação e Relacionamento do Gerente de Projetos com o Departamento Pessoal

No gerenciamento ágil de projetos, o relacionamento entre o gerente de projetos e o departamento pessoal é essencial para garantir a eficiência e o bem-estar da equipe. Este artigo aborda como o gerente de projetos deve se comunicar e alinhar questões relacionadas a férias, folgas, ausências, banco de horas e horas extras, garantindo que essas questões sejam tratadas de forma antecipada e organizada.

Férias

Organizar as férias da equipe é uma responsabilidade crucial do gerente de projetos. A definição das férias deve ser feita com antecedência, considerando as regras atuais da CLT. Por exemplo, seis meses após a entrada de um novo membro na equipe, ele já possui direito a 15 dias de férias, e esse período pode ser negociado antecipadamente. Isso evita complicações futuras, especialmente quando a segunda parte das férias de alguém está para vencer e precisa ser tirada obrigatoriamente.

Para assegurar a continuidade das atividades durante as férias, o gerente de projetos deve preparar uma pessoa para cobrir a ausência do colega. O mesmo conceito aplica-se a folgas e ausências. As férias devem ser planejadas para evitar que duas pessoas do mesmo time ou função estejam indisponíveis ao mesmo tempo, o que poderia prejudicar as entregas.

Quando as férias são definidas, recomenda-se realizar mensalmente a definição e monitoramento de quem sairá de férias. O gerente de projetos deve enviar essas informações ao departamento pessoal, tanto as férias mais próximas (por exemplo, nos próximos 30 dias) quanto a lista completa, para que o departamento pessoal possa controlar o restante.

Antes de alguém sair de férias, é fundamental garantir a passagem de conhecimento para quem ficará responsável pelas atividades durante a ausência. Pessoas impactadas diretamente pelas férias de alguém, como membros de outros times ou clientes, também devem ser avisadas.

Ao retornar de férias, uma passagem de conhecimento deve ser realizada para reintegrar a pessoa ao time. Periodicamente, o gerente de projetos deve alinhar com o departamento pessoal o tempo anotado de férias de cada pessoa, garantindo que esteja correto ou utilizando um registro compartilhado.

Folgas

As folgas devem ser alinhadas com antecedência e planejadas no contexto do projeto. Folgas de até 2-3 dias, dependendo do projeto, podem não necessitar de uma passagem específica de atividades, mas é crucial garantir que assuntos urgentes ou prioritários continuem caminhando. A pessoa de folga deve adiantar suas questões e despachar os assuntos prioritários.

O departamento pessoal deve ser comunicado sobre folgas, especialmente se o controle do banco de horas estiver com eles. Caso contrário, o gerente de projetos pode alinhar algum tipo de acesso ao controle das horas para consulta.

Banco de Horas ou Horas extras

O projeto pode eventualmente necessitar de trabalho extra. Se essas horas não forem pagas como horas extras, o gerente de projetos deve implementar um sistema de banco de horas junto com o departamento pessoal. Isso permite que o time folgue posteriormente ou que essas horas sejam pagas futuramente. Também é necessário controlar horas a menos.

Horas extras devem ser registradas e enviadas ao departamento pessoal para garantir o pagamento. A previsão desse pagamento deve ser informada à pessoa da equipe.

O gerente de projetos deve estabelecer uma política clara de autorização para horas extras e trabalho no fim de semana, evitando que o time trabalhe excessivamente sem necessidade. Mensalmente, o banco de horas deve ser monitorado para verificar se alguém ultrapassou os limites pré-estabelecidos, ajustando com folgas ou trabalho adicional conforme necessário.

Na ausência de um banco de horas, as horas de cada pessoa devem ser enviadas ao departamento pessoal para pagamento ou desconto se a empresa não possuir um sistema de controle para tal.

Ausências e Faltas

Ausências justificadas por atestado médico devem ser enviadas pela pessoa ausente ao gerente de projetos e ao departamento pessoal. Ausências não justificadas resultarão em desconto de horas ou compensação futura, conforme a política de banco de horas da empresa.

Em resumo, a comunicação e o relacionamento contínuo entre o gerente de projetos e o departamento pessoal são fundamentais para a gestão eficaz da equipe. A antecipação e o planejamento detalhado são essenciais para evitar problemas e garantir a continuidade das atividades, mantendo a moral e a eficiência do time elevados. Uma gestão eficiente e bem alinhada com o departamento pessoal contribui significativamente para o sucesso do projeto e para o bem-estar da equipe, assegurando que todos os aspectos administrativos sejam tratados com a devida atenção e proatividade.