Comunicação e Relacionamento do Gerente de Projetos com o Departamento de Marketing

A colaboração eficaz entre o gerente de projetos (GP) e o departamento de marketing é fundamental para garantir o sucesso dos projetos e a visibilidade das entregas. No contexto ágil, onde a adaptabilidade e a comunicação são essenciais, um alinhamento claro e constante com o marketing pode ser a diferença entre uma campanha de lançamento bem-sucedida e um projeto que não atinge todo o seu potencial. Vamos explorar como essa comunicação e relacionamento devem ser estruturados.

Identificação de Fluxos de Atividades

Um dos primeiros passos que um GP deve tomar é questionar a diretoria e o departamento de marketing sobre a existência de fluxos de atividades que demandam diretamente a equipe do projeto. Isso pode incluir campanhas de lançamento, atualizações de produtos ou eventos especiais que exigem a colaboração do time de desenvolvimento. Alinhar essas necessidades antecipadamente ajuda a evitar demandas surpresas que podem impactar a disponibilidade e a produtividade do time.

Exemplo Prático

Suponha que uma empresa está prestes a lançar uma nova versão de seu software principal. O departamento de marketing planeja uma campanha abrangente, incluindo webinars, posts em redes sociais, e-mails marketing e isso pode consumir muitas horas do time causando um certo impacto nos projetos em andamento. Para evitar isso, o GP deve solicitar um calendário de campanhas e eventos ao marketing para garantir que os projetos em andamento consigam absorver as agendas solicitadas pelo departamento de marketing. Reuniões regulares entre o GP, marketing e diretoria podem ajudar a mapear essas necessidades e ajustar os cronogramas de desenvolvimento conforme necessário.

Plano de Divulgação do Trabalho do Time

A comunicação não se restringe apenas ao planejamento de atividades futuras. É igualmente importante que o trabalho da equipe de projetos seja reconhecido e divulgado tanto internamente quanto externamente. Aqui, o GP deve trabalhar com o marketing para criar um plano de divulgação que contemple:

1. Reconhecimento Interno: Informar as outras equipes da empresa sobre os projetos em andamento, os marcos alcançados e as próximas etapas. Isso não só aumenta a moral da equipe, mas também mantém todos alinhados sobre o progresso dos projetos.
2. Reconhecimento Externo: Manter clientes e parceiros informados sobre o trabalho realizado, novas tecnologias implantadas no departamento, uso de inteligência artificial, etc. Isso pode ser feito através de newsletters, posts em blogs, atualizações em redes sociais e eventos de lançamento. 

Benefícios do Plano de Divulgação

1. Visibilidade Interna: Ao divulgar internamente o trabalho do time, a empresa como um todo ganha uma visão clara do que está sendo feito. Isso pode ajudar a alinhar expectativas e fomentar uma cultura de transparência e colaboração.
2. Reconhecimento do Time: O reconhecimento do esforço e das conquistas da equipe de projetos pode aumentar a moral e a motivação. Saber que seu trabalho está sendo valorizado e reconhecido é um grande incentivador para qualquer equipe.
3. Valorização das Entregas: Quando clientes e parceiros são informados sobre os progressos, novas tecnologias implantadas no departamento, uso de inteligência artificial, eles passam a ver mais valor nas entregas. Isso pode levar a uma maior satisfação do cliente, retenção e até mesmo novos negócios. O objetivo seria o cliente ter uma visão genérica de que o projeto está sendo cuidado por pessoas que trabalham seriamente, se preocupam com as melhores práticas e estarem sempre atualizados com o mercado.

Implementação do Plano

Para implementar um plano eficaz de divulgação, o GP pode colaborar com o marketing para criar um "braço" de marketing dentro do departamento de projetos. Algumas atividades podem incluir:

• Relatórios Mensais de novidades: Criar relatório e eventos de lançamento. Se essas atividades não forem comunicadas previamente ao GP, podem surgir demandas de última hora para criação de demos, preparação de conteúdo técnico ou suporte em eventos, sobrecarregando a equipe. Os mensais detalhando as novidades que o time está desenvolvendo durante os projetos, é importante que as novidades sejam inovações ou atualizações do que já existe. Esses relatórios podem ser distribuídos internamente e para clientes-chave.
• Divulgação de Lançamento: Planejar eventos para o lançamento de novas versões ou funcionalidades, garantindo que todos os stakeholders relevantes estejam envolvidos e informados. O objetivo é gerar publicidade para a empresa com entregas realizadas com sucesso.
• Atualizações em Redes Sociais e Blog: Trabalhar com o marketing para publicar regularmente inovações sobre os projetos em blogs e redes sociais da empresa.

Comunicação Contínua e Transparente

A chave para um relacionamento eficaz entre o GP e o marketing é a comunicação contínua e transparente. Isso pode ser alcançado através de:

• Reuniões Semanais: Estabelecer reuniões mensais ou trimestrais entre o GP e o marketing para discutir inovações nos projetos, próximas campanhas e quaisquer ajustes necessários nos cronogramas.
•  Canais de Comunicação: Utilizar ferramentas de comunicação interna, como Slack ou Microsoft Teams, para manter um canal aberto de comunicação entre as equipes.

A colaboração eficaz entre o gerente de projetos e o departamento de marketing é essencial para garantir a visibilidade das entregas e percepção de valor. Ao alinhar fluxos de atividades, implementar um plano de divulgação e manter uma comunicação contínua e transparente, as empresas podem maximizar o valor das suas entregas e garantir que todos os stakeholders vejam como a empresa se preocupa em garantir inovação em seu processo de desenvolvimento. Esse relacionamento integrado não só fortalece o time de projetos, mas também contribui para o sucesso geral da empresa.