A rotina de qualquer empresário é um grande desafio, com sua agenda diária quase sempre acumulando atividades e tarefas. Nesse sentido, fazer um bom planejamento é fundamental para não perder compromissos ou comprometer entregas, seja para a equipe, clientes ou fornecedores.

A organização é muito importante para não ocorrerem desvios e perdas nos processos e no trabalho. Quando há um planejamento, o empresário pode ser mais produtivo e dessa forma aumentar o rendimento do trabalho em relação ao tempo necessário. 

Um negócio bem organizado pode trazer uma série de benefícios, como aumento da produtividade, diminuição de custos indiretos, redução de desperdícios, melhoria dos processos internos e distribuição adequada de funções e tarefas.

Priorizar tarefas e problemas não é uma decisão fácil, principalmente porque o empreendedor precisará definir se determinada atividade é urgente ou importante, além de avaliar as possíveis consequências e impactos. Das diversas metodologias e ferramentas existentes, algumas se destacam pela simplicidade e eficácia na aplicação, como a matriz de Eisenhower e matriz GUT, detalhadas a seguir.

Matriz de Eisenhower

A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta que auxilia no momento de definir a prioridade das tarefas e problemas, separando em quatro quadrantes de acordo com as categorias. Existem diversas variações para este modelo, mas um dos principais usos é a matriz de urgência e importância.

A ferramenta tem como principal finalidade a organização da rotina, auxiliando a priorizar as tarefas de acordo com seu alto ou baixo grau de importância e urgência. Seu uso é bastante simples e intuitivo. Analisando a situações que surgem diariamente, basta considerar se:

1. O problema precisa de resolução imediata? Em caso afirmativo, trata-se de algo urgente e importante.
2. O problema é relevante, mas não necessita de uma resolução imediata? Em caso afirmativo, a tomada de ação é importante, mas não urgente.
3. O problema não é relevante, mas precisa de uma resolução imediata? Se sim, estamos falando de algo urgente, mas não importante.
4. O problema não é relevante e não precisa de ação imediata? Se esse for o caso, trata-se de algo sem importância e que não requer urgência.

Uma alternativa para problemas ou situações que não puderem ser delegadas é a inclusão no planejamento de curto/médio prazo.

Matriz GUT

A matriz GUT é uma ferramenta que ajuda na priorização da resolução de problemas por meio de 3 critérios: Gravidade, Urgência e Tendência. Essa ferramenta, criada por Charles H. Kepner e Benjamin B. Tregoe, é muito usada no setor empresarial e auxilia na definição de prioridades e na tomada de decisão.

De maneira geral, a matriz GUT pode ser utilizada em quaisquer situações nas quais é preciso tomar decisões que exigem uma análise mais cuidadosa de determinados cenários. Os critérios devem ser analisados pela:

• Gravidade (G): trata do impacto do problema a ser resolvido.
• Urgência (U): é o prazo, ou o tempo disponível para a definição do problema. O recomendado é fazer a pergunta: isso pode esperar?
• Tendência (T): trata da probabilidade (ou do potencial) que o problema tem de crescer com o passar do tempo se não for solucionado. Aqui é feita uma previsão da evolução do problema. A pergunta a ser feita é: se eu não resolver isso hoje, o problema vai piorar aos poucos ou rapidamente?

A definição da gravidade, urgência e tendência baseia-se em nota de 1 a 5, sendo que:

O primeiro passo para a aplicação deste método de priorização é listar todas as suas tarefas pendentes ou problemas que demandam atenção. Em seguida, pontuar de 1 a 5 o nível de gravidade, urgência e tendência da tarefa, de acordo com a tabela anterior. Por fim, basta multiplicar as notas de gravidade, urgência e tendência, com os resultados possíveis entre 1 (1 x 1 x 1) e 125 (5 x 5 x 5). O maior valor encontrado será a primeira tarefa que terá que ser feita, e assim sucessivamente, em ordem decrescente até o menor valor.

Exemplo de aplicação da matriz GUT para análise de cinco problemas (A, B, C, D, E):

Com a lista de problemas priorizados, o último passo é elaborar um planejamento ou plano de ação para organizar a execução das suas atividades, da maior até a menor prioridade.

Com tantas opções de ferramentas com eficiência comprovada, não há mais desculpa para viver lutando contra o relógio. A aplicação exige trabalho e disciplina, mas o esforço para organizar a rotina é recompensado pelos resultados positivos na vida pessoal e profissional, além de mais tempo livre para dedicar a outras atividades ou descanso.

Mesmo que falhas ou problemas ocorram no processo de aprendizado e utilização dessas técnicas, lembre-se:

"A persistência é o caminho do êxito." - Charlie Chaplin

Referências:

1. https://www.treasy.com.br/blog/metodos-de-priorizacao/
2. https://ferramentasdaqualidade.org/matriz-gut-matriz-de-priorizacao/
3. https://rockcontent.com/br/blog/matriz-gut/
4. https://blog.xtree.com.vc/matriz-de-urgencia-ou-importancia/
5. https://www.treasy.com.br/blog/metodos-de-priorizacao/
6. https://rockcontent.com/br/blog/priorizacao-de-projetos/
7. https://www.euax.com.br/2014/09/priorizacao-selecao-projetos-portfolio/
8. https://criaufmg.com.br/2020/09/23/3-metodologias-para-priorizar-tarefas-e-ser-mais-produtivo/