Como organizar eventos em tempos de crise?

É extremamente importante definir o que efetivamente é prioridade na organização de um evento, além de verificar qual a finalidade do evento (divulgação, vendas, exposição, etc). Com isso em mente, faça uma lista dos elementos que não podem faltar de jeito nenhum.

Alguns itens são considerados supérfluos, podendo ser cortados sem dó. Convites impressos são um bom exemplo. Não faz sentido gastar uma parte do orçamento na criação e na impressão de convites se você pode convidar todos com uma ação de e-mail marketing bem planejada ou realizar uma boa divulgação via redes sociais?

Um ponto que deve ser pensado, é a distribuição de lembrancinhas ou brindes. São extremamente necessários para a divulgação da marca ou do produto? Realmente farão diferença no sucesso do evento? Se a resposta for não, corte.

O segredo em saber como organizar eventos está em analisar cada item, verificando sua real necessidade para o sucesso da ação como um todo. A partir daí, com a lista de itens indispensáveis em mãos, é hora de partir para os cálculos de orçamento e para batalhar por menores preços, sem perdas na qualidade, com os fornecedores.

Defina o limite de gastos

Monte uma planilha com todos os elementos necessários à realização do evento, destinando um valor máximo para gastar em cada um. Você deve ter como base, obviamente, seu orçamento total.

Esse tipo de controle permite que você perceba quais despesas podem ser consideradas supérfluas, remanejando o orçamento para priorizar categorias que considera mais importantes.

Negocie com fornecedores

Faça uma busca detalhada tanto na internet quanto com seus contatos, montando uma lista de possíveis fornecedores para cada item necessário à realização do evento.

Com essa busca você conseguirá ter uma ideia do preço que cada um cobra por determinado serviço. Corte aqueles que apresentarem uma média significativamente maior do que você tem disponível para gastar. Isso poupará seu tempo em negociações que provavelmente não levariam a lugar nenhum.

Evite o desperdício de recursos

Sabia que se você converter todo o desperdício em valores, não acreditaria na quantidade de dinheiro que é jogada pela janela? 

Leve em conta a estação do ano e o horário do evento antes de fechar negócio. Além disso, se o evento acontecer em meio a pandemia do COVID-19, é extremamente importante que o local tenha uma boa circulação de ar e permita o distanciamento indicado entre as pessoas. Não deixe de considerar isso no momento da contratação do espaço.

• saber o que pode ser cortado e onde é viável economizar;
• aprender a negociar preços atraentes com os fornecedores;
• evitar desperdícios, ter criatividade e inovação. Esses pilares são peças-chave para descobrir como organizar um evento corporativo de sucesso, mesmo com a diminuição dos valores disponíveis para isso. Não tenha medo de usar a tecnologia para criar encontros on-line a seu favor.

 

Dou dicas todas as semanas para a sua empresa, aqui mesmo na comunidade, se quiser receber as notificações não deixe de me seguir.

Dúvidas, só deixar seu comentário abaixo