Como Gerenciar a Resistência do Time em Passar Prazo

Como gerente de projetos agilista, um dos desafios recorrentes que enfrentamos é a resistência do time em passar prazos ou posicionar sobre o andamento das atividades. Esse comportamento pode comprometer o sucesso do projeto, causando atrasos e frustrações. Aqui estão algumas estratégias para lidar com essas situações de forma eficaz.

Diagnóstico e Ação para Não Entregas

Quando alguém do time não está entregando o que deveria dentro do prazo, é essencial diagnosticar a causa do problema. A abordagem deve ser assertiva e empática, buscando entender as dificuldades enfrentadas pelo profissional. 

1. Conversa Inicial: Tenha uma conversa franca para identificar os obstáculos. Pergunte sobre dificuldades técnicas, falta de clareza nos requisitos ou problemas pessoais que possam estar impactando o desempenho.
2. Plano de Ação: Desenvolva um plano de ação conjunto com prazos claros para a solução dos problemas identificados. O plano deve incluir etapas específicas e metas intermediárias para facilitar o acompanhamento.
3. Monitoramento e Feedback: Acompanhe de perto a implementação do plano de ação. Ofereça feedback contínuo e ajuste o plano conforme necessário. 
4. Substituição: Se o plano de ação não resultar em melhorias e a situação permanecer a mesma, é importante estar preparado para substituir o profissional. O planejamento para essa substituição deve ser cuidadoso para minimizar o impacto no projeto.

Lidar com a Resistência em Passar Prazo

A resistência em passar prazos pode ser um sinal de insegurança, falta de confiança ou até mesmo um comportamento defensivo. Aqui estão algumas maneiras de abordar essa resistência:

Conversa Assertiva

Uma conversa direta e respeitosa pode ajudar a sensibilizar a pessoa sobre a importância de passar prazos realistas. Explique como a transparência nos prazos é crucial para o sucesso do projeto e para a confiança mútua dentro do time.

Exemplos e Mentoria

Se os prazos passados são frequentemente imprecisos ou muito longos, sugira que a pessoa converse com colegas que têm um bom histórico de estimativas precisas. O objetivo é aprender com os exemplos e melhorar a precisão das estimativas.

Histórico de Tarefas

Mantenha um histórico de tarefas versus tempo gasto para comparar estimativas futuras. Isso pode ajudar a identificar padrões e ajustar expectativas de forma mais realista.

Comparação de Estimativas

Para validar se o prazo sugerido é adequado, você pode comparar com estimativas de outros membros do time, mas faça isso de maneira sensível para evitar sentimentos de desconfiança ou traição. 

Sensibilização e Planejamento de Substituição

Se, após várias tentativas, a resistência em passar prazos não for superada, planeje a substituição da pessoa. A comunicação deve ser clara sobre a necessidade de colaboração e transparência para o sucesso do projeto.

Posicionamento sobre Andamento das Atividades

Ter um membro da equipe que não posiciona corretamente sobre o andamento das atividades pode ser prejudicial. A chave aqui é a comunicação contínua e a criação de um ambiente onde o feedback é bem-vindo.

Reuniões Diárias (Daily Stand-ups)

As dailies são uma ferramenta eficaz para garantir que todos no time estejam atualizados sobre o andamento das atividades. Nessas reuniões, cada membro deve compartilhar o que fez no dia anterior, o que planeja fazer hoje e quaisquer impedimentos que esteja enfrentando.

Conexão e Confiabilidade

Se, durante as dailies, a pessoa começar a se posicionar corretamente, isso pode indicar que ela responde bem a uma estrutura mais formal. Continue com as dailies e incentive um ambiente de apoio mútuo.

Ação Corretiva

Se mesmo após conversas e dailies a pessoa não se posicionar corretamente e isso afetar a entrega do projeto, pode ser necessário considerar a substituição. A decisão deve ser baseada na combinação de comunicação inadequada e falta de produtividade.

Conclusão

Gerenciar a resistência em passar prazos e posicionar sobre o andamento das atividades é um desafio que requer uma combinação de comunicação clara, empatia e ação decisiva. Através de conversas assertivas, monitoramento constante e, quando necessário, substituição, é possível manter o projeto nos trilhos e garantir que todos os membros da equipe estejam alinhados com os objetivos do projeto.

Ao criar um ambiente onde a transparência e a responsabilidade são valorizadas, você não apenas melhora a eficiência do projeto, mas também constrói um time mais coeso e confiável. Lembre-se, a chave para o sucesso está na comunicação clara e na ação proativa.