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Lá no velho mundo os gestores adoravam fazer os vendedores sofrerem uma vez por semana com a enfadonha reunião semanal de vendas. Altamente improdutiva e ainda tirava o vendedor de 'campo' por 3 a 4 horas. No novo mundo a reunião tem que ser totalmente diferente. Não é apenas porque será por videoconferência, mas porque aquele método antigo já não era eficiente.
Agora temos que ter 5 tipos de reunião semanal de vendas. Cada uma com um tema diferente, de tal maneira que elas se repitam a cada novo mês.
Reunião da semana 1 - Reunião de análise de resultados e planejamento, onde será tratados os planos de vendas, conta e o plano de guerra, e onde analisaremos eventuais desvios do forecast e pipeline.
Reunião da semana 2 - Reunião de análise de resultados individuais, onde o gestor fará mentoria para melhorar a execução das atividades de vendas, entender os movimentos mais recentes do vendedor e rever as estratégias e
planos de ação para as 5 principais oportunidades e para os 5 principais clientes.
Reunião da semana 3 - Reunião de previsão de fechamento mensal, onde o gestor analisará os resultados e indicadores de desempenho, para assegurar que as metas do mês serão atingidas. Serão discutidos forecast, pipeline, taxas de conversão no funil, ticket médio, ciclo médio de vendas, e como acelerar as vendas.
Reunião da semana 4 - Reunião de mentoria em profundidade, onde o gestor fará mentoria individual para um seleto grupo de colaboradores. Eu recomendo que o gestor, mensalmente, selecione um grupo diferente de colaboradores, por exemplo: vendedores que estão com desempenho abaixo do esperado e precisam de orientação para recuperação, vendedores que são fundamentais para o fechamento do forecast do mês, vendedores que estão em processo de formação para assumir lideranças, e vendedores que estão com papéis, funções ou clientes estratégicos.
Reunião da semana 5 - Reunião de integração com outras áreas, onde o gestor discutirá a qualidade dos serviços prestados para outras áreas e ações de melhorias, qualidade dos serviços recebidos de outras áreas e ações de melhorias, e SLAs que ele tem com outras áreas, status e ações de melhorias. Esta reunião acontece apenas nos meses que têm 5 semanas.
Para todas as reuniões os participantes devem preparar, previamente, seus planos, relatórios e análise, e enviar para os demais participantes lerem antes da reunião. Então, a reunião será breve, e terá foco apenas em discutir pontos divergentes, e tomar as decisões de melhoria.
Neste novo mundo que estamos vivendo, temos que conduzir as reuniões de videoconferência com grande eficiência. O organizador faz a abertura, estabelecendo o objetivo da reunião, perguntas a serem respondidas, decisões a serem feitas, e propondo a agenda e dinâmica da interação. O organizador faz o compartilhamento das anotações da reunião para que todos possam escrever, no mesmo documento, seus comentários e decisões. As interações dos participantes são CURTAS. Ao final da reunião, o organizador faz a checagem do entendimento e a checagem emocional com cada um dos participantes. Define-se os próximos passos e faz-se a leitura final das anotações da reunião com próximos passos.
Neste novo mundo o gestor também deverá fazer uma checagem com os vendedores todo início de dia para saber a programação do que deverá ser feito e eventual necessidade de ajuda, e fazer uma outra checagem no final do dia para saber os resultados e, novamente, perguntar sobre necessidades. Estas checagens são fundamentais do ponto de vista psicológico, para que o vendedor saiba que mesmo estando em home office ele é parte de um time, orquestrado para gerar bons resultados.
A crise foi boa, em nos fazer remodelar as reuniões semanais de vendas, que serão bem mais curtas, objetivas e produtivas.
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Dagoberto Hajjar trabalhou 10 anos no Citibank em diversas funções de tecnologia e de negócios, 2 anos no Banco ABN-AMRO, e 9 anos na Microsoft exercendo, entre outros, as atividades de Diretor de Internet, Diretor de Marketing e Diretor de Estratégia. Atualmente é sócio fundador da ADVANCE - empresa de planejamento e ações para empresas que querem crescer.
