Como fazer a gestão do trabalho remoto ¿ home office

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Diante dessa crise que afeta todos em todas as direções, das pessoais às profissionais, precisamos ser rápidos em mudar nossos hábitos e criar novas formas de trabalho e de gestão de equipes.

Muitas empresas adotaram regime de trabalho remoto, o famoso home office. A equipe inteira ou parte dela (os grupos de risco) foi convidada a trabalhar em casa. Medida mais que apropriada para conter a disseminação do COVID 19.

Bom, e agora? Como fazer a gestão da equipe? Como saber se estão trabalhando? Como vou saber se estão sendo produtivos, dormindo ou passeando? Será que irão usar o laptop da empresa apropriadamente?

São perguntas legítimas, mas que fazem parte de um mundo off line e de um estilo de liderança de comando e controle.

Com isso, temos uma enorme oportunidade para repensar o modelo de liderança e praticar novas formas de liderar em que prevaleça a autonomia a responsabilidade e a cooperação.

Eu tenho uma filha que faz home office a dois anos e se reporta diretamente às lideranças que estão nos Estados Unidos, e parte da equipe está espalhada em diversos continentes. Busquei essa experiência, que acompanho mais ou menos de perto, para extrair algumas práticas que podem nos ajudar nesse desafio.

1. Definição de objetivos SMART (específicos, mensuráveis, alcançáveis, e com tempo certo para serem concluídos) para o trabalho remoto - Os colaboradores que estão em home office devem ter clareza do que é esperado em relação a suas entregas no período do afastamento presencial, isso traz segurança e objetividade na organização da rotina de trabalho.

• Estabelecer em comum acordo com o colaborador as atividades prioritárias a serem desempenhadas e o cronograma das entregas. Focar no resultado e não no controle.
• Disponibilizar os recursos necessários (tecnológicos, informações, etc.) para desenvolver a atividade;
• Oferecer apoio técnico para o desenvolvimento da atividade, como conversas com o gestor ou com outros especialistas da equipe, sempre que necessário.
• Definir em quais canais digitais os gestores e a equipe pode ser acessada.
• Caso o colaborador não tenha nenhuma prioridade, porque o seu trabalho faz parte de uma atividade que está temporariamente suspensa,  o gestor deve discutir com ele como esse tempo poderia ser bem aproveitado e criar alternativas de estudo, desenvolvimento ou de atividades que possam contribuir para a equipe. Podem ser, por exemplo, propostas alternativas de trabalho em duplas virtuais, no sentido de ajuda mutua em projetos que estejam em andamento.

2. Procedimentos de  gestão:

• Estabelecer data e horário para conversas exclusivas com cada colaborador em home office, não passando de 3 dias de intervalo cada reunião.
• Evitar convocar o funcionário de surpresa para uma reunião. Isso gera ansiedade desnecessária. Lidere pela confiança.
• Criar um formulário com check list ou perguntas a serem respondidas pelo colaborador com antecedência à conversa virtual on line com o gestor,  para que reunião seja mais objetiva e que as questões possam ser debatidas em conjunto. Essa lista inclui questões de ordem técnica referente a atividade combinada, até questões de ordem pessoal, de como a pessoa está se sentindo e se tem alguma necessidade pessoal.
• É muito importante o gestor exercitar a escuta ativa, no sentido de acolher as preocupações e dificuldades, esclarecendo as dúvidas com tolerância e incentivo.
• Estabelecer uma agenda predefinida para reuniões coletivas com todos os membros da equipe com o objetivo criar momentos de interação, em que cada um possa dizer brevemente o que está fazendo e como está se sentindo.
• Manter a equipe informada com as novas estratégias da empresa.
• Procure deixar todos informados das estratégias, diretrizes e decisões no mesmo momento, tanto para os que estão presencialmente, quanto para os que estão em casa. Isso evita o sentimento de exclusão.

3. Incentivo e Motivação - É papel do gestor oferecer palavras de incentivo e otimismo, focando em aspectos positivos e de esperança de tempos melhores.

Gostaria de propor aqui que você compartilhasse a suas boas práticas e também as suas preocupações e dúvidas a esse respeito.

Com a esperança de tempos melhores, desejo que este conteúdo seja útil para você!

Um abraço