Como estão os procedimentos operacionais na sua empresa?

Nesta oportunidade vamos refletir um pouco sobre o Procedimento Operacional Padrão, também conhecido como POP. Essa ferramenta é importante para a sua empresa e pode ser identificada como um manual de trabalho.

Para que o POP facilite seu dia a dia, é importante mapear as atividades de rotina e identificar o que cada colaborador executa. A partir desse primeiro passo, é possível classificar ações principais para o bom funcionamento da sua instituição. 

Diante dessa análise, você pode dar início ao POP com base em cada setor. Por exemplo, é importante que o colaborador da área financeira, responsável por controlar o fluxo de caixa, tenha um procedimento detalhadamente definido, em quantas planilhas esse acompanhamento é feito, em que plataforma essa pessoa realiza os lançamentos, em que período, entre outros.

Da mesma forma, é fundamental estabelecer como os funcionários do setor de atendimento abordam os clientes, em que ordem o diálogo acontece, quais as possibilidades de encaminhamento ao atender um novo cliente. 

O Procedimento Operacional Padrão, traz benefícios de controle do ambiente empresarial, possibilita a atribuição de funções a novos e antigos colaboradores. Neste caso se algum profissional novo for contratado , se outro sair de férias ou for promovido, o fluxo da sua empresa corre menos risco de sofrer imprevistos. Como o próprio nome determina, o principal ganho é a padronização para o bom andamento do seu negócio. 

O que acha de iniciar um POP na sua empresa para obter regularidade, economizar tempo e alcançar resultados mais satisfatórios?

Agora que você já entendeu o funcionamento desta ferramenta, vamos visualizar um modelo como exemplo:

Em um E-comerce é primordial o bom funcionamento de equipamentos e sistemas. Pensando na manutenção de computadores, acompanhe uma sugestão de POP:

1- Realizar um levantamento da quantidade de máquinas em funcionamento;

2- Conferir quantos computadores estão disponíveis para substituição imediata;

3- Fazer um checklist para conferir quais acessórios que apresentam algum tipo de dano;

4- Verificar com o setor de compras a viabilidade e o período para substituição de peças novas;

5- Buscar orçamentos de fornecedores que sejam compatíveis com as formas de pagamento da empresa;

6- Desenvolver um relatório semanal sobre a vida útil de todos os equipamentos.

E você, já utiliza o POP no seu negócio?