Como emitir nota fiscal eletrônica do MEI: aprenda a emitir a primeira nota!

O número de Microempreendedores Individuais (MEIs) só cresce no Brasil e, juntamente com isso, aumentam as dúvidas sobre a formalização de um negócio próprio.As notas fiscais eletrônicas, por exemplo, são um dos processos que surgiram para facilitar a gestão das empresas, mas nem todos entendem a devida importância desse assunto. 

Até mesmo empresários mais experientes passam por algumas dificuldades e ficam inseguros quando se trata de processos burocráticos e tributação. Por isso, preparamos para você um guia para esclarecer as principais dúvidas sobre a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).

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Documento digital e a conformidade com a legislação

A NF-e é um documento digital criado para substituir a nota de papel e, com isso, reduzir os custos de impressão e riscos de extravio. Com ela você formaliza e registra cada operação que envolve a circulação de mercadorias ou prestação de serviços (da mesma forma que é feito com as notas fiscais tradicionais). Além de garantir que determinada venda foi de fato realizada, esse documento é essencial para comprovar que a empresa paga seus tributos corretamente e está em conformidade com a legislação.

As notas podem ser classificadas em cinco formatos diferentes, conforme a atividade desempenhada pela empresa:

• Nota Fiscal de Produto (NF-e): é para documentar a compra e venda de produtos ou serviços, sujeitos à cobrança do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS);

• Nota Fiscal de Serviço (NFS-e): é para documentar a empresa que presta serviços como atividade principal ou secundária; portanto, sujeita à cobrança de (Imposto sobre Serviços (ISS);

• Nota Fiscal Eletrônica do Consumidor (NFC-e): é a nota que substitui o cupom fiscal (nota fiscal) emitido para o cliente final ao efetuar a compra de um produto. Oferece mais garantia no controle fiscal por parte do governo;

• Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e): é para identificar a prestação de serviços de transporte de cargas;

• Manifesto de Documento Fiscal Eletrônico (MDF-e): serve para simplificar o sistema burocrático no transporte de cargas, agilizando o cadastro em lote de documentos fiscais de cargas em trânsito.

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A emissão de notas fiscais eletrônicas

Depois de conhecer os diferentes tipos de nota fiscal eletrônica existentes, você provavelmente se perguntou: como emitir essas notas? Existem vários sistemas de nota no mercado, como escolher a melhor? É importante saber que para emitir:

• NF-e: é necessário ter o certificado digital, autorização da Secretaria da Fazenda e usar um Sistema Emissor de NF;

• NFS-e: precisa fazer a solicitação do pedido para emissão pelo portal do município;

• CT-e: é necessário ter o certificado digital, autorização da Secretaria da Fazenda e usar um Sistema Emissor de NF.

Para ter validade jurídica, você precisa adquirir um certificado digital para confirmar sua autenticidade e provar (por meio de uma assinatura digital) que foi a sua empresa que emitiu a nota.

Além disso, é preciso se cadastrar junto à Secretaria do Estado da Fazenda do estado em que sua empresa está situada. Depois disso, você deve escolher um software emissor de notas fiscais. 

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O caminho da emissão da Nf-e

Existem diversos softwares que emitem NF-e gratuitos ou a custos reduzidos. Depois da instalação da plataforma, o programa permite a emissão da NF-e,  gerando o arquivo digital, que possibilita o gerenciamento e cancelamento das notas.  A maioria desses softwares possui outras funções, como cadastros de clientes, produtos etc.

Assim, ocorrem os seguintes passos:

1. Pedido de compras ou pagamento de serviço;

2. Aceite do pedido e emissão da NF-e com envio para a Secretaria da Fazenda do estado (ou município) e Receita Federal;

3. Autenticação da transação;

4. Envio da NF-e via Internet ao vendedor ou prestador de serviço;

5. A mercadoria, acompanhada de um documento auxiliar da NF-e, é enviada ao vendedor ou prestador de serviço;

6. O vendedor ou prestador de serviço emite a NF-e (ou cupom fiscal) para produto;

7. A Secretaria da Fazenda do estado (ou município) recebe os dados da transação e envia a autenticação;

8. O cliente recebe o cupom fiscal, no caso de produtos comprados em loja física (ou enviado por e-mail) após pagamento nas transações virtuais;

9. O lojista emite relatório fiscais de fechamento de caixa.

Você sabia que a emissão de notas fiscais para MEI é facultativa?

Sim, o MEI fica desobrigado de emitir nota fiscal em negociações entre pessoas físicas; porém, para transações comerciais entre empresas (ou seja, pessoas jurídicas), a emissão da nota fiscal é obrigatória, inclusive quando é um comércio eletrônico.

Mas é mais simples, bastando solicitar a NF avulsa na Secretaria da Fazenda do estado em que atua. Vale lembrar que o MEI só é obrigado a adquirir o Certificado Digital se optar por emitir a Nota Fiscal Eletrônica.

Ao se formalizar, o MEI passa a ter cobertura previdenciária para si e seus dependentes, além de inúmeros benefícios como auxílio maternidade, auxílio-doença etc.

Mesmo sendo uma atividade facultativa, é interessante que o MEI registre todas as suas vendas por meio das notas fiscais, pois além de ajudar na emissão do comprovante de rendimentos por parte do contador, comprova que a empresa está de acordo com as suas obrigações tributárias, resultando em mais credibilidade perante os clientes e fornecedores.

O que achou deste guia rápido? Compartilhe com a gente sua experiência com NF-e!

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