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Você sabe o que é um checklist?
Na verdade, é uma lista de verificações usada como ferramenta de auxílio da nossa memória para lembrar tudo o que deve ser feito em uma atividade, projeto ou processo.
Portanto, é um documento de controle composto por tarefas, itens, normas a ser seguidas, inspecionadas ou executadas. Em uma empresa são fundamentais em auditorias, expedição de produtos, garantia de serviços, produção de peças complexas etc.
E na Gestão Financeira? O primeiro passo é mapear áreas e separar custos do que se quer avaliar. Por exemplo, setor de RH:
Verificar os custos de pessoal, planos de benefícios, transportes, assim por diante.
Verificar os materiais de expediente do setor, tais como papéis, impressão, uso eficiente de recursos.
Verificar custos de telefonia e softwares.
Verificar os custos de informática (softwares, sistemas, servidores, internet, telefonia): muitas vezes os empresários se esquecem que as tecnologias evoluem a cada dia e com uma oferta maior há também uma concorrência por preços melhores, também.
Exemplo: realizamos uma consultoria numa empresa de serviços onde se gastava cerca de R$ 8.500,00 mensais com sistemas e internet. Revisamos os contratos e conseguimos uma redução de 30% durante 24 meses. Isso representou uma economia anual de R$ 30.600,00 para o caixa da empresa e seus sócios.
Verificar os custos dos prestadores de serviços de transportes: orientamos nossos clientes a cotarem com pelo menos 3 empresas. O ideal é 5, mas com 3 já conseguimos tomar boas decisões. Essa medida pode variar de 20% a 30% em termos de redução de custos.
Avaliar se vale a pena terceirizar áreas da empresa olhando para a qualidade e custos: realizamos um trabalho de consultoria em uma pequena empresa do comércio. Eles vendiam bem, tinham uma equipe de vendas treinada, porém ao fechar as contas, as margens de lucros eram apertadas e sobrava pouco para os sócios.
No primeiro diagnóstico, observamos que as equipes administrativas eram inchadas e pouco eficientes. Portanto, buscamos por empresas de terceirizações administrativas/financeiras e montamos um projeto de substituição.
Assim, o resultado foi:
A empresa gastava com quatro administrativos cerca de R$ 155.000,00 por ano.
A empresa passou a gastar com a Empresa Terceirizada cerca de R$ 93.000,00 por ano.
Logo, a economia foi de 40% e sobrava ao caixa da empresa R$ 62.000,00 por ano. A consultoria se pagou somente com esta medida.
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