Acompanhamento de Atividades e Cobranças de Prazos: O Papel do Gerente de Projetos Ágil

No cenário dinâmico da tecnologia, o acompanhamento de atividades e a gestão de prazos são elementos cruciais para o sucesso de qualquer projeto. Como gerente de projetos agilista, é fundamental estabelecer práticas eficientes para monitorar o progresso das atividades do time e garantir a entrega pontual dos projetos. Este artigo oferece uma visão prática sobre como gerenciar prazos e atividades, assegurando que o time permaneça produtivo e alinhado.

Definindo Prazos: A Importância do Planejamento Colaborativo

Toda atividade atribuída ao time precisa ter um prazo de entrega claramente definido. Este prazo pode ser estabelecido de duas maneiras:

1. Reunião de Planning: Durante a reunião de planejamento, o time pode discutir e acordar os prazos para cada tarefa. Este método promove a colaboração e assegura que todos os membros do time estejam cientes das expectativas.
2. Após Início da Tarefa: Em situações onde o prazo não foi definido previamente, é recomendável que o responsável pela tarefa determine o prazo após iniciar o trabalho. Isso permite uma estimativa mais precisa baseada na complexidade real da atividade.

Responsabilidade pelo Prazo

Monitoramento de Prazos

Caso algum membro do time esteja consistentemente fornecendo prazos excessivos, o gerente de projetos deve utilizar um histórico de atividades versus tempo de entrega para identificar discrepâncias. Com uma massa de dados suficiente, é possível comparar novos prazos com a média histórica e ajustar expectativas conforme necessário.

Gestão de Produtividade e Melhorias

Se for identificado que um membro do time está consideravelmente fora da média para seu nível de experiência, o gerente de projetos deve monitorar a situação de perto. Se a diferença nos prazos for recorrente e significativa (por exemplo, mais de 30% fora da média), uma conversa de alinhamento sobre a produtividade deve ser realizada.

Estratégia de Alinhamento

Ao permitir que o próprio time defina os prazos, o gerente de projetos minimiza reclamações sobre pressão excessiva. Contudo, se os prazos estabelecidos não forem cumpridos, é necessário um alinhamento claro para discutir melhorias.

Comunicação e Independência do Time

Um time ágil deve ser independente e possuir uma comunicação eficaz. Para isso, o gerente de projetos deve:

• Diariamente: Realizar check-ins diários, preferencialmente durante a daily meeting, onde cada membro do time informa sobre a tarefa em andamento, dúvidas, impedimentos e o prazo de término.
• Uso de Ferramentas de Comunicação: Utilizar o comunicador oficial da empresa para atualizações constantes, evitando a necessidade de interrupções frequentes para obter informações sobre o status das tarefas.

Papel do Gerente de Projetos na Comunicação

A cobrança das atividades deve ser uma prática diária. Todos os membros do time devem estar cientes das atividades uns dos outros para facilitar a colaboração e troca de informações. Isso é especialmente importante durante entregas críticas, como hotfixes, onde a coordenação eficiente é vital.

Fluxo de Trabalho Padrão

Sempre que uma atividade for concluída, o gerente de projetos deve definir um fluxo padrão para as próximas etapas. Isso inclui:

• Comunicação de Finalização: Estabelecer quem deve ser informado sobre a conclusão da tarefa.
• Próximas Etapas: Definir claramente quais são os passos seguintes e quem é responsável por cada um deles.

Automatizando Processos

Automatizar partes do fluxo de trabalho pode ajudar a reduzir a necessidade de intervenção constante do gerente de projetos, permitindo que o time se mova autonomamente de uma etapa para outra.

Conclusão

A gestão eficaz de prazos e atividades é essencial para o sucesso de projetos ágeis. Um gerente de projetos agilista deve promover um ambiente onde a responsabilidade pelos prazos é compartilhada, a comunicação é contínua e transparente, e os processos são claros e bem definidos. Ao implementar essas práticas, o gerente de projetos não só garante entregas pontuais, mas também cultiva um time independente e altamente produtivo, capaz de enfrentar os desafios dinâmicos do setor de tecnologia.