9 erros de comunicação interna que sua empresa precisa evitar

Assim como a comunicação externa, o diálogo interno é um elemento de extrema relevância do funcionamento de qualquer companhia.

Além de melhorar o desenvolvimento dos trabalhos, colaboradores bem informados se transformam em verdadeiros promotores de uma marca.

Mas, qual o oposto disso? Você sabe quais são os erros de comunicação interna na empresa?

Confira a seguir.

Como os erros na comunicação interna podem afetar sua empresa?

Inicialmente, quando a empresa não for habilitada em criar um local favorável à comunicação interna e à troca de informações, todo o time enfrentará vários desafios que repercutem o seu desempenho.

Sendo assim, sem um ponto de vista sistêmico o colaborador não é capaz de saber como a sua função afeta a organização e como o seu desempenho é notado pelos gestores. Por isso, essa situação deve ser reparada para evitar erros de comunicação interna na empresa nos seguintes setores:

• No acontecimento de erros por falta de treinamento ou conhecimento;

• Em medidas adotadas sem informações relevantes;

• Na diminuição da produtividade e iniciativa do time;

• Na perda de tempo para corrigir imprevistos;

• Na criação de conflitos internos.

Por que é importante corrigir erros na comunicação interna

Antes de darmos início com exemplos de erros de comunicação interna na empresa, vamos abordar por que é importante corrigir essas falhas.

Basicamente, com um clima desgostoso no local de trabalho, a tendência é que os funcionários se encontram desmotivados, apresentem sua produtividade diminuída e que, no final de tudo, irá refletir em dinheiro perdido.

Com isso, manter os colaboradores felizes e satisfeitos deve ser uma métrica de sucesso.Sendo assim, a comunicação interna é a resposta para os problemas.

Elaborar um fluxo de comunicação para encaminhar as interações entre os departamentos é um modo de melhorar e valorizar a troca de informações.

Sabendo o que precisa ser realizado e conseguindo obter informações com outros colegas, fica mais fácil analisar as resoluções e até mesmo identificar a causa de um problema.

Um outro modo de proporcionar satisfação aos funcionários é na entrega de benefícios, mas como?

9 erros de comunicação interna que sua empresa precisa evitar

1 - Sem plano de comunicação interna

A comunicação interna das companhias é uma relevante parceria de negócios. Mas para isso o setor deve possuir planos claros de como se comunicar e influenciar as pessoas.

Todavia, o que se nota em muitas empresas é que os departamentos de comunicação interna estão andando em linhas opostas. Sem planejamento ou com poucas informações sobre os planos da companhia.

2 - Comunicação inconsistente

Grande parte dos empregados acredita que seus superiores não são bons comunicadores. A falta de comunicação e transparência das informações é o relevante motivo dessa insatisfação entre os funcionários.

3 - Não dar espaço a opinião dos outros

Comunicação não é apenas uma via de mão única, muito pelo contrário, é indispensável saber comunicar e também ouvir. É necessário que a companhia possua canais de comunicação onde as pessoas possam expor suas opiniões e/ou fazer críticas.

4 - Errar na quantidade de comunicados

Comunicar pouco é pode trazer uma sensação de que nada está ocorrendo no local. Contudo, muitos comunicados podem atrapalhar a relevância das mensagens e tirar o foco dos colaboradores de suas missões diárias.

Sendo assim, as mensagens precisam ser em quantidade correta, de modo que os destinatários consigam entender sua importância e que exista fixação de conteúdo.

5 - Não compartilhar informações com os funcionários

Para que todos os funcionários da empresa fiquem motivados a trabalhar, é necessário que se sintam como parte da empresa.

Assim sendo, busque compartilhar o máximo de informações de ação e os objetivos que a companhia espera conseguir ao final de cada ciclo. Se a empresa possuir

metas, todos precisam saber quais são e muito mais.

6 - Utilizar termos técnicos que nem todos conhecem

Evite utilizar na parte interna da empresa termos da área de comunicação que não seja comum aos outros membros da equipe, desse modo você garante que a mensagem seja recebida e entendida por todos que você gostaria.

7 - Esquecer em considerar o aspecto emocional de cada um

Agora, um dos grandes erros de comunicação interna na empresa cometidos pela  própria gestão ao implementar um sistema é esquecer que seus funcionários são humanos e que, possuem um aspecto emocional muito importante que repercute no desempenho de suas funções.

8 - Conceder a gestão para a comunicação interna

A comunicação interna deve elaborar uma identidade para a companhia e motivar os funcionários para que todos fiquem focados nos mesmos propósitos. O melhor nessa questão é que seja realizado uma parceria entre os setores de Comunicação e Recursos Humanos (RH).

9 - Descumprimento dos prazos

Cumprir com os prazos é um propósito importante e compete tanto aos funcionários como aos gestores e é necessário estabelecer uma organização interna para saber o melhor modo de garantir uma entrega pontual.

Sendo assim, deixar as informações claras, evitando divergências de descumprimento de prazos, além disso, o funcionário necessita ter voz e consiga dizer quando não conseguirá entregar a tarefa no tempo que foi previamente estabelecido.

Quais são as possíveis consequências, caso persistam os erros de comunicação interna na sua empresa?

Basicamente, uma das principais consequências de erros de comunicação interna na empresa é a queda na produtividade da equipe.

Com isso, sem os dados corretos, ou até mesmo com relatórios incompletos, por exemplo: o trabalho atrasa e, a depender da situação, congela até o funcionário conseguir o que necessita para prosseguir.

Consequentemente, gera desperdício de tempo e também um atendimento ao cliente de má qualidade, o que faz com que os erros de comunicação interno na empresa passem dos limites.

Esse estado leva a desmotivação dos funcionários. O sentimento de nunca acertar ou de não compreender o que fazer para melhor afeta justamente a confiança do time.

Portanto, é tão importante saber reconhecer quais são os erros na comunicação interna na empresa que existem no seu negócio e se dedicar para corrigi-los.

Dicas de como evitar erros de comunicação interna na sua empresa

Como você pode notar,  os problemas de comunicação interna numa empresa produzem muitos resultados negativos que influenciam consideravelmente na produtividade e no cumprimento das metas organizacionais. Deste modo, confira logo abaixo, algumas dicas de como evitar esses erros.

Integrar os diferentes setores da empresa

É bastante comum que exista uma circulação de informações mais funcional dentro dos setores, contudo quando se trata de comunicação intersetorial, isto é, nem sempre as pessoas são capazes de notar que suas ações, ou do setor, induzem em mais áreas e pessoas da companhia, o que se torna um grande problema.

Assim sendo, é crucial considerar o contexto geral e os objetivos estratégicos da empresa como um todo, ao elaborar um plano de comunicação.

Incentivar  senso de coletividade e a visão sistêmica das equipes frequentemente também é o passo relevante do processo de melhoria na comunicação.

Com isso, auxilia a melhorar o clima organizacional e a notar situações que podem gerar erros graves por conta de informações que não foram compartilhadas como deveriam.

Possuir um canal de comunicação definido

Se o número de funcionários da sua companhia for relativamente alto, se torna ainda muito mais difícil evitar que informações não se percam ou sejam distorcidas. Por essa razão, possuir um canal oficial de comunicação se torna imprescindível.

Sendo assim, o primeiro passo é fazer um levantamento sobre as reais necessidades da equipe, em seguida: criar um plano de comunicação interno, e, baseado nisso, estudar as ferramentas de comunicação disponíveis, suas funções e aplicações para então selecionar aquela que corresponde melhor ao seu público e necessidade.

Vale ressaltar que é significativo que as pessoas tenham total acesso aos planos de ação aos quais estão inclusas. 

Elaborar uma linguagem adequada

É primordial ter em conta todos os envolvidos no processo de direcionamento de uma informação. Ou melhor, termos técnicos e palavras difíceis, como por exemplo: as que são aceitas no ramo jurídico (devem ser evitadas para a clareza de todos).

Por isso, no âmbito empresarial, quanto mais simples, direta e sem formalidades for o diálogo, mais fácil e acessível se torna o entendimento.

Nem sempre todos os ouvintes, compreendem siglas e os termos utilizados no local. Então, é recomendado elaborar uma linguagem adequada para que ela consiga agregar todos os públicos.

Investir em ferramentas boas de comunicação

Por fim, uma empresa necessita não só ter objetivos claros e um projeto de ação definido, como ter tudo isso compartilhado com todos os funcionários.

Sendo assim, fica mais fácil escolher qual ferramenta de comunicação é mais assertiva para o momento. Ou seja, em certos momentos pode ser o e-mail, em outros o aparelho de telefone ou até mesmo uma reunião presencial. Tudo vai depender dos objetivos e metas da corporação. 

Avalie os resultados da correção dos erros de comunicação interna!

Os colaboradores estão se adaptando às soluções? Conseguem acompanhar o fluxo de comunicação? Os erros anteriores foram solucionados? Apareceram novos problemas?

Esses questionamentos são cruciais para que os erros de comunicação interna na empresa diminuam e o clima organizacional seja positivo e crescente.

Então, esse é o grande objetivo de avaliar os resultados da correção desses erros de comunicação interna!

Conclusão

Como salientamos ao decorrer da leitura, a comunicação não é apenas uma via de mão dupla e todos precisam se sentir confortáveis em falar para evitar os erros de comunicação na empresa.

Sendo assim, utilize a tecnologia a favor da sua companhia possuindo um sistema interno de benefícios para resolver todos os problemas de maneira simplificada e eficaz!

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