4 Dicas para melhorar suas reuniões!

Você já participou de um reunião que perdeu o foco principal, e quando ela acabou, sentiu que nada havia sido resolvido?

Não é difícil entender por que esse fenômeno é tão comum, principalmente pelo fato de que os problemas mais graves são complexos e difíceis de serem colocados em discussão.

Muitas vezes, os participantes até falam sobre esses problemas, no começo ou no final da reunião, mas se perdem em outros assuntos menores e acabam não encontrando soluções para os que mais afetam a organização.

Mas, como fazer sua reunião ser mais produtiva e focada em encontrar a solução?

Veja abaixo 4 dias de como organizar melhor uma reunião:

1- Apresente as pautas que serão discutidas

Liste os assuntos que serão tratados na reunião, anotando as sugestões e a solução encontrada para cada uma das pautas previamente estabelecidas.

Isso reduz a taxa de dispersão dos assuntos e ajuda a manter o foco.

2- Estimule as contribuições 

Dê oportunidade para que todas se sintam à vontade em contribuir com sugestões, estimule as pessoas para criar um ambiente confortável e democrático, principalmente quando o problema a ser resolvido seja mais complexo.

Lembre-se de anotar as sugestões e não criticar nenhum ponto de vista.

3- Faça reuniões curtas 

Encontros muito longos se tornam cansativos e facilitam a dispersão das pessoas, portanto, faça reuniões mais curtas (no máximo de 50 minutos), isso será mais fácil se seguir a dica 1.

Seja objetivo e claro.

4- Mantenha as discussões dentro das salas de reunião 

É importante que as ideias e discussões sejam desenvolvidas dentro das salas de reunião, e não pelos corredores da empresa. Deixe claro que as questões devem ser discutidas em grupo e evite fofocas sobre questões importantes.

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